Datenschutzerklärung

A Allgemeiner Teil

Begriffe

Für die Zwecke der nachfolgenden Datenschutzinformationen gelten die folgenden Begriffe, wobei sich alle Personenbezeichnungen auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen beziehen und stets mit dem Zusatz “m/w/d” zu verstehen sind:

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist Wannseeschulen für Gesundheitsberufe e.V., Zum Heckeshorn 36, 14109 Berlin, T. (030) 806 86- 038, F. (030) 806 86- 101, E. gf@wannseeschulen.de, vertreten durch den Vorstand: Heike Fadeni-Biessei, Datenschutzbeauftragte: STANHOPE Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, dort Rechtsanwalt Dr. Stephan Gärtner, request@thenextstanhope.de.
Betroffene sind alle natürliche Personen,
1. die Beschäftigte der Verantwortlichen sind, einschließlich Bewerber, aktueller und ehemaliger Beschäftigter
2. Schüler*innen (Pflege)
3. Teilnehmende (Fortbildung)
4. Auszubildende (Physiotherapie)
5. Auszubildende (Ergotherapie)
6. Sorgeberechtigte von minderjährigen Betroffenen i.S.v. litt. b, c, d und e sind.
7. die Lieferanten der Verantwortlichen sind, einschließlich potenzieller, aktueller und ehemaliger Lieferanten. Insbesondere gehören dazu auch externe, nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigte Dozent*innen.
8. die die Internetseite der Verantwortlichen besuchen, auf der diese Datenschutzinformationen verlinkt sind.
Personenbezogene Daten. Das sind alle Informationen, die mittelbar oder unmittelbar Rückschlüsse auf natürliche Personen, mithin menschliche Wesen zulassen.
Verarbeitung personenbezogener Daten. Das ist jedweder aktive oder passive Umgang mit personenbezogenen Daten, von der Erhebung über die Kernverarbeitung bis zur Löschung.
Das ist eine nachweisbare Willenserklärung, mit der die Betroffenen einer konkreten Datenverarbeitung freiwillig und vorab zustimmen.
KI/Künstliche Intelligenz. Künstliche Intelligenz bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, Aufgaben zu erledigen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Dazu gehören unter anderem das Erkennen von Mustern, das Treffen von Entscheidungen, das Erlernen von neuen Informationen und das Anpassen an neue Situationen. KI nutzt Algorithmen und statistische Modelle, um Informationen zu analysieren und daraus Schlussfolgerungen zu ziehen.
KI-System. Das ist ein softwarebasiertes System, das mithilfe von Algorithmen Aufgaben autonom oder teilautonom durchführt (z.B. Google Gemini, ChatGPT).
KI-Modell. Ein KI-Modell ist ein mathematisches oder algorithmisches System, das durch maschinelles Lernen trainiert wurde, um spezifische Aufgaben zu erfüllen. Es basiert auf Datensätzen, um Muster zu erkennen, Vorhersagen zu treffen, Entscheidungen zu unterstützen oder andere automatisierte Funktionen auszuführen. KI-Modelle können in verschiedenen Formen auftreten, einschließlich neuronaler Netze, Entscheidungsbäume oder statistischer Algorithmen, und werden in der Regel genutzt, um datenbasierte Probleme effizient zu lösen.
LLM/Large Language Models/Große Sprachmodelle. Große Sprachmodelle sind eine spezialisierte Form von KI-Modellen, die darauf trainiert sind, natürlichsprachliche Texte zu verstehen und zu generieren. Sie basieren häufig auf tiefen neuronalen Netzwerken und verwenden riesige Mengen an Textdaten, um ihre Sprachfähigkeiten zu entwickeln. LLMs können Aufgaben wie Textvervollständigung, Übersetzung, Konversationsführung oder Stilanalyse durchführen. Beispiele sind Modelle wie GPT (Generative Pre-trained Transformer) von OpenAI. Diese Modelle sind in der Lage, menschlich klingende Texte zu produzieren und kontextbezogene Antworten zu geben, was sie besonders nützlich in Anwendungen wie Chatbots, virtuellen Assistenten und Content-Kreationstools macht.
Soziale Medien / Upload in die Custom Audience. Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche die Daten der Betroffenen (i.d.R. die E-Mail-Adresse) bei einer Drittanbieterin eines sozialen Netzwerks oder Mediums hochlädt; natürlich erst nach Erteilung der Einwilligung. Dadurch kann die hiesige Verantwortliche den Betroffenen im Rahmen des Besuchs eines sozialen Netzwerks bzw. Mediums interessenbezogene Werbeanzeigen („Ads“) darstellen lassen. Dies geschieht wie folgt: Sie lädt die Kontaktdaten (i.d.R. die E-Mail-Adresse) bei der jeweiligen Drittanbieterin hoch. Die Drittanbieterin prüft dann, ob die Betroffenen mit diesen Kontaktdaten bei ihr registriert sind. Verneinendenfalls werden die Kontaktdaten nicht in die Custom Audience (eine Art Datenbank, die die Verantwortliche bei der jeweiligen Drittanbieterin führt) eingetragen. Bejahendenfalls werden die Daten in die Custom Audience der Verantwortlichen eingetragen. Sofern die Betroffenen dann das von der jeweiligen Drittanbieterin bereitgehaltene soziale Netzwerk oder Medium besuchen, hat die hiesige Verantwortliche die Möglichkeit, den Betroffenen Werbung anzuzeigen, die für sie von Interesse ist.
Soziale Medien oder Videoeinbettungen / Veröffentlichung von Medienaufnahmen. Diese Formulierung bedeutet, dass die Verantwortliche Medienaufnahmen der Betroffenen (Foto-, Ton- und/oder Filmaufnahmen) im jeweiligen sozialen Medium oder Netzwerk oder im jeweiligen Videoportal hochlädt und sie dort veröffentlicht.

Hinweise an die Betroffenen

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (vgl. Begriffe / Verantwortliche).

(3) Beruht die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse, mithin auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (vgl. Begriffe / Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD Bezug genommen wird.

(6) Sofern nachfolgend eine Datenverarbeitung beschrieben wird, heißt das nicht, dass die Betroffenen einen irgendwie gearteten Anspruch auf die damit verbundenen Handlungen haben (z.B. Medienaufnahmen, Bewertungen). Die Ansprüche des Betroffenen ergeben sich aus den Absätzen 1 bis 3 dieses Abschnitts. Die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen beschreiben nur mögliche Handlungsweisen, die aber nicht auf alle Betroffenen zutreffen.

(7) Sofern personenbezogene Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union übermittelt (Drittland) werden, muss die Verantwortliche ergänzende Schutzgarantien nach § 10 DSG-EKD mitteilen. Beruft sich die Verantwortliche auf

10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD, bedeutet dies, dass die empfangende Stelle in einem Land, Gebiet oder spezifischen Sektor sitzt, zu dem die EU-Kommission beschlossen hat, dass es ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.
10 Absatz 1 Ziffer 2 DSG-EKD i.V.m. EU-Standardvertragsklauseln beruft, bedeutet dies, dass sich die empfangende Stelle vertraglich dazu verpflichtet hat, die Grundsätze des EU-Datenschutzrechts zu achten und dies auf Grundlage eines Mustervertrages der EU-Kommission.
10 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD beruft, bedeutet dies, dass die Betroffenen in Kenntnis aller Risiken der Datenübermittlung in ein Drittland zugestimmt hat.

(8) Soweit nachfolgend auf das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland – kurz DSG-EKD – Bezug genommen wird, versteht sich dies stets mit dem Zusatz „i.V.m. Artikel 90 Absatz 1 DSGVO i.V.m. Artikel 140 GG i.V.m. Artikel 137 Absatz 3 WRV“.

B Datenverarbeitung bei Beschäftigten

Datenverarbeitung

Anbahnung des Vertrages

Im Rahmen des Erstkontakts erhebt die Verantwortliche die personenbezogenen Daten der Betroffenen, indem diese sich – etwa per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder persönlich – an die Verantwortliche wenden, um sich auf ein Beschäftigungsverhältnis zu bewerben. Die Verantwortliche dokumentiert die von den Betroffenen übermittelten Daten (insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Fotos), um die Bewerbung entgegenzunehmen, sie zu bewerten und den weiteren Ablauf – etwa die Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen sowie die Kommunikation über Zu- oder Absagen – zu gewährleisten. Die Verarbeitung umfasst damit die initiale Entgegennahme, die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie die begleitende Kommunikation mit den Betroffenen. Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. die Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Steuerliche Erfassung bei Einstellung

Die Verantwortliche erhebt und dokumentiert die personenbezogenen Stamm- und Steuerdaten der Betroffenen, um deren steuerliche Erfassung und sozialversicherungsrechtliche Meldung als Arbeitgeberin vorzunehmen. Dies umfasst insbesondere die erstmalige Aufnahme, Prüfung und Verarbeitung der steuer- sowie sozialversicherungsrelevanten Daten nach Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses, einschließlich der Kommunikation mit Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern sowie der Vorbereitung der internen Lohnabrechnung und etwaiger Zuschläge. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname, ggf. Anrede, Geburtsdatum, Anschrift, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Religionszugehörigkeit (für Kirchensteuer), Familienstand, Arbeitspensum, Bankverbindung, Lohn- und Gehaltsangaben, Steuerfreibeträge, Eintrittsdatum, Angaben zu Kindern (z.B. Zahl der Kinder, Kindergeldanspruch, Kinderfreibetrag), Kommunikationsdaten (z.B. Korrespondenz mit Behörden), Angaben zu Krankenversicherung und Pflegeversicherung (Name der Kasse, Versicherungsnummer, Beitragsgruppe), Angaben zur Berufsgenossenschaft, Informationen zu etwaigen Nebenbeschäftigungen, Steuerliche Sondertatbestände (z.B. Befreiungen, Pauschalversteuerung, Mehrfachbeschäftigung), Angaben zu Schwerbehinderung (Grad der Behinderung, ggf. Zusatzfreibeträge), Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen, Daten zu Steuerabzugsmerkmalen (z.B. Steuerberaterbeauftragung, Steuerklassenwechsel), weitere gesetzlich vorgeschriebene Merkmale zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Einordnung. Die Verarbeitung dient der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 39e, 39b EStG, § 28a SGB IV.

Kommunikation mit Behörden, Kranken- und Sozialversicherungsträgern

Die Verantwortliche informiert die zuständigen Krankenkassen sowie Sozialversicherungsträger erstmalig bei Aufnahme einer Beschäftigung und fortlaufend über relevante Änderungen im Beschäftigungsverhältnis der Betroffenen, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Melde-, Auskunfts- und Beitragspflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung umfasst insbesondere die Übermittlung personenbezogener Daten der Betroffenen im Rahmen gesetzlich vorgeschriebener Meldungen (z.B. Anmeldung, Abmeldung oder Unterbrechung der Beschäftigung, Lohnabrechnung, Änderung des Versichertenstatus) an die jeweils zuständigen Stellen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Krankenversicherung, Beginn und Ende der Beschäftigung, Entgelthöhe, Steuer- und Beitragsdaten, Beschäftigungsstatus, Berufsbezeichnung, Arbeitszeiten, Kontodaten (soweit zur Beitragserhebung erforderlich), Angaben zu Unterbrechungs- oder Änderungszeiträumen, ggf. Familienstand, ggf. Angaben zu beitragsfreien oder ermäßigten Versicherungstatbeständen. Erfüllung gesetzlicher Melde-, Auskunfts- und Nachweispflichten gegenüber Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern gemäß § 41a EStG, § 198 SGB V sowie zugehörigen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 41a EStG, § 198 SGB V.

Führung eines Lohnkontos

Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten der Betroffenen zur ordnungsgemäßen Führung des Lohnkontos. Die Verarbeitung umfasst die Erhebung und laufende Pflege sämtlicher lohnrelevanter Daten der Betroffenen, um die gesetzlichen Dokumentations- und Nachweispflichten zu erfüllen. Hierzu zählen die fortlaufende Aktualisierung der Beschäftigungs- und Gehaltsdaten, die Dokumentation von Abzügen, Zuschlägen und sonstigen lohnbezogenen Vorgängen sowie die Sicherstellung, dass das Lohnkonto jederzeit zur steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Überprüfung vorgelegt werden kann. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses, Gehaltshöhe, Steuerklasse, Abzugsmerkmale (Kirchensteuer, Kinderfreibeträge etc.), Angaben zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, Zahlungen und Abzüge (Brutto-/Nettogehalt, Zuschläge, Vorschüsse, Sachbezüge), Beschäftigungsumfang und Arbeitszeiten, Bankverbindung, ggf. Angaben zu Elternzeit oder weiteren steuer- und beitragsrelevanten Statustatbeständen. Zweck ist der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach § 41 EStG. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 41 EStG.

Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Im aktiven Beschäftigungsverhältnis werden alle Zugangs- und/oder Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit der Erfüllung des Beschäftigungsvertrages (z.B. E-Mails) verarbeitet. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Vergütung der Beschäftigten

Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten der Betroffenen, um die vereinbarte Vergütung im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses auszuzahlen. Hierbei werden sämtliche zur Berechnung, Überweisung und Dokumentation des Arbeitsentgelts notwendigen Daten genutzt. Die Verarbeitung umfasst die Berechnung des individuellen Brutto- und Nettogehalts einschließlich eventueller Zuschläge, Abzüge oder Sachleistungen, die Übermittlung von Zahlungsdaten an die zuständigen Finanzinstitute für die Auszahlung, die Erstellung und Archivierung von Lohnabrechnungen sowie die Durchführung sonstiger lohnbezogener Zahlungen (wie z.B. Bonus, Prämien, Reise- und Fortbildungskosten). Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Bankverbindung (IBAN/BIC), Beschäftigungsbeginn und -ende, Gehaltshöhe, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Angaben zu Zuschlägen und Abzügen, Überstunden, Bonuszahlungen, Prämien, Sachbezüge, Abrechnungsergebnisse (Brutto/Nettolohn), Leistungsnachweise, ggf. Angaben zu steuer- und beitragsrelevanten Sachverhalten. Zweck ist die Erfüllung des Beschäftigungsvertrages. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Veränderungen bei der Datenverarbeitung

Sofern die Verantwortliche die Verarbeitung verändert, insbesondere neue Empfänger einsetzt, wird sie die Betroffenen per E-Mail über die Veränderung informieren; dies, indem sie die aktualisierten Datenschutzinformationen per E-Mail übermittelt. Zweck ist die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Transparenzpflichten (§§ 16-18 DSG-EKD). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Ansprüche, Rechte und Konflikte im Vertragsverhältnis

Im Fall eines (arbeits-)rechtlichen Konflikts zwischen den Betroffenen und der Verantwortlichen werden die Daten verarbeitet, um entsprechende Erklärung abzugeben und ggf., um einen externen Rechtsrat einzuholen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem arbeitsrechtlichen Konflikt stehen. Die Verarbeitung dient Wahrnehmung externer, arbeitsrechtlicher Beratung/Betreuung sowie Ausübung eigener Rechte der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus den vorgenannten Zwecken folgt. Soweit Daten extern verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Datenübermittlung dar, die ihrerseits durch § 6 Ziffer 4 DSG-EKD gerechtfertigt ist. Es handelt sich mithin um einen Fall des sonstigen Outsourcings.

Aufbewahrung und Löschung

(1) Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden alle vorgenannten Daten, die noch gespeichert werden, aufbewahrt. Hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der untenstehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2)

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Interne Aufzeichnungen, die keine Buchungsbelege sind (z.B. Jahresabschlüsse), sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten der geschäftlichen Kommunikation (z.B. Kundenbriefe) und sonstige steuerrelevante Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten aus der Dokumentation der Arbeitszeit sind 2 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 16 ArbZG, § 17 MiLoG.
Daten aus dem Lohnkonto sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem die letzte eingetragene Lohnzahlung erfolgt. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 41 EstG.
Daten über den Krankenversicherungsstatus und Krankschreibungen werden 5 Jahre aufbewahrt. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 198 SGB V und § 165 SGB VII.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf § 49 Absatz 3 DSG-EKD i.V.m. § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.
Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).
Daten aus einer Bewerbung werden 6 Monate aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitraum des Zugangs der Absage. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche aus dem AGG zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus der Fristenregelung in § 15 Absatz 4 AGG zzgl. der Zeit, nach der der Eingang einer Beschwerde nicht mehr erwartet werden kann.

(3) Nach Ende der Aufbewahrungszeiträume nach Absatz 2 werden die Daten gelöscht, um rechtliche Löschverpflichtungen zu erfüllen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 5 Absatz 1 Ziffern 1, 5 DSG-EKD.

aktives Recruiting

Vor dem Bewerbungsverfahren recherchiert die Verantwortliche Daten über potenzielle Beschäftigte; dies aus allgemein zugänglichen Quellen. Sie kontaktiert die Betroffenen. Hierbei verarbeitet sie die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie stellenspezifische Daten zu den Qualifikationen der Betroffenen (z.B. Abschlüsse, Zertifikate usw.). Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Online-Recruiting

Die Verantwortliche setzt ein Online-Recruiting-Tool ein, über das die Betroffenen, hier die Bewerber*innen, ihre Bewerbungsdaten hochladen können und über das sie sowohl die interne als auch die externe Kommunikation im Bewerbungsverfahren steuern kann. Hierbei verarbeitet sie die Daten, die die Betroffenen freiwillig über das Tool preisgeben, i.d.R. Name, Anschrift, Qualifikationen, Lebenslauf. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Abfrage Zeugnisse und Nachweise

Die Verantwortliche fragt besondere Zeugnisse und Qualifikationen ab, die für die Berufsausübung unerlässlich sind. Hierbei verarbeitet sie die Daten, die aus den Zeugnissen und sonstigen, hierbei anfallenden Dokumenten hervorgehen. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens bzw. später die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Bildung Bewerbungspool

(1) In Ausnahmefällen ermöglicht die Verantwortliche den Betroffenen die Aufnahme in einen Bewerbungspool.

(2) Falls die Betroffenen sich auf Nachfrage der Verantwortlichen für die Aufnahme entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.

(3) Die Verantwortliche speichert die Bewerbungsdaten, auch über die gesetzlichen Höchstspeicherfrist hinaus. Sie nutzt die Daten, um zu einem späteren Zeitpunkt zu prüfen, ob sie den Betroffenen ein weiteres Angebot für ein Beschäftigungsverhältnis unterbreiten will und ggf. nimmt sie zu diesem Zweck Kontakt mit ihnen auf.

Dokumentation Schlüssel, Transponder

Die Betroffenen erhalten in einigen Fällen Schlüssel, Transponder und/oder Chipkarten für den Zugang zu Betriebsräumen, wobei die Herausgabe protokolliert wird. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche die folgenden Daten: Name, Status der Vergabe der o.g. Gegenstände. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Erfüllung einer datenschutzrechtlichen Pflicht, nämlich jene zur Ergreifung hinreichender organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 27 DSG-EKD.

Dokumentation betriebliche Hardware

Die Betroffenen erhalten in einigen Fällen betriebliche Hardware, wobei die Herausgabe protokolliert wird. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche die folgenden Daten: Name, Status der Vergabe der Hardware. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die innerbetriebliche Organisation der arbeitsvertraglich geschuldeten Leistung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt.

Dokumentation Zugangsdaten

Die Betroffenen erhalten in einigen Fällen Zugangsdaten für betriebliche Soft- und Hardware, wobei die sowohl diese Zugangsdaten als auch die Zuordnung zu den jeweils Betroffenen erfasst und gespeichert werden. Die Vergabe selbst wird zudem protokolliert. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche die folgenden Daten: Name, Zugangsdaten, Status der Vergabe der Zugangsdaten. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Erfüllung einer datenschutzrechtlichen Pflicht, nämlich jene zur Ergreifung hinreichender organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 27 DSG-EKD.

Videokonferenzen (ohne Aufzeichnung)

Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen die Kommunikation per Videokonferenz. Falls die Betroffenen sich für die Videokonferenz entscheiden, verarbeitet sie zunächst die für die Einladung erforderlichen Daten (Name, Datum/Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, ggf. Betreff des Gesprächs) und mit Beginn der Videokonferenz die bei der Durchführung anfallenden Daten (IP-Adresse der Betroffenen, Geräte- und Verbindungsinformationen – wie Betriebssystem des verwendeten Endgeräts, ggf. Mac-Adresse, Standortdaten, Netzwerkprovider, Verbindungsdauer, Fehlermeldungen, Logfiles, Beginn und der Videokonferenz, ggf. Chatnachrichten, ggf. die Telefonnummer), die übertragenen Ton- bzw. Stimmdaten und, soweit die Betroffenen freiwillig ihre Kamera aktiveren, auch die übertragenen Bilddaten. Zweck ist die vertragsbezogene vertragsbezogene Kommunikation mit den Betroffenen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD. Soweit Bilddaten übertragen werden, steht dem das Verbot nach § 13 Absatz 1 DSG-EKD nicht entgegen, da es die freie Entscheidung der Betroffenen ist, die Kamera zu aktivieren oder zu deaktivieren, vgl. § 13 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD.

Erfüllung spezifischer Arbeitgeberpflichten

Im Beschäftigungsverhältnis verarbeitet die Verantwortliche personenbezogene Daten der Betroffenen zur Erfüllung weiterer, sich aus gesetzlichen Vorgaben ergebender Pflichten. Dazu zählen insbesondere:

Verarbeitung aller Daten über die Teilnahme an verpflichtenden Schulungen und Unterweisungen (z.B. Erste-Hilfe-Unterweisung, Datenschutzschulungen nach § 27 DSG-EKD, Schulungen für EuP, Fahrsicherheitstrainings, Feuerlöschtrainings, IT-Schulungen), einschließlich Erfassung von Status und Zeitpunkten der Teilnahme.
Verarbeitung aller erforderlichen Daten bei der Bestellung und Ausgabe von Hard- oder Software, die aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen bereitgestellt werden müssen (z.B. Bildschirmbrillen), einschließlich Nachweisen zur Erforderlichkeit, Bestell-, Liefer- und Inbetriebnahmezeitpunkten sowie Kosten.
Führung eines Verbandbuches inklusive Abheften und Verschließen der ausgefüllten Verbandbuchseiten, insbesondere Erfassung von Erste-Hilfe-Vorfällen, deren Art, Zeitpunkt, der ergriffenen Maßnahmen sowie der Identitäten der beteiligten Personen.
Verarbeitung aller Daten, die im Rahmen der Wahrnehmung betriebsärztlicher und betrieblicher augenärztlicher Untersuchungen anfallen, einschließlich Terminplanung, Status zur Wahrnehmung der Termine.
Verarbeitung aller Daten im Zusammenhang mit weiteren Schulungen, für die Schulungspflichten bestehen oder künftig entstehen.

Die Verarbeitung dient der Erfüllung rechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Reisekostenabrechnung

Die Verantwortliche erhebt, prüft und verarbeitet personenbezogene Daten der Beschäftigten zur Bearbeitung, Abrechnung und Erstattung von im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit angefallenen Reisekosten.

Die Beschäftigten reichen die notwendigen Abrechnungsbelege (z. B. Reiseantrag, Fahrkarten, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege, Tankquittungen usw.) zusammen mit einem ausgefüllten Abrechnungsformular bei der Verantwortlichen ein.
Die Verantwortliche prüft die Anspruchsvoraussetzungen, erfasst alle erforderlichen personenbezogenen und reisebezogenen Angaben im Abrechnungssystem, dokumentiert die einzelnen Posten und erstellt die Reisekostenabrechnung.
Anschließend erfolgt die Auslösung und Dokumentation der Erstattung, welche in der Regel per Überweisung auf das Bankkonto der Betroffenen oder als Gehaltsbestandteil vorgenommen wird.
Im Rahmen der steuer- und prüfungsrechtlich erforderlichen Archivierung werden die relevanten Nachweise und Abrechnungen dokumentiert und aufbewahrt.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung, Abrechnung und Erstattung von dienstlich veranlassten Reisekosten der Beschäftigten; Erfüllung betrieblicher und steuerlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) und § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insb. Steuer- und Aufbewahrungspflichten).

Beschäftigtenbenefits (mit Einwilligung)

(1) Die Verantwortliche bietet den Betroffenen in einigen ausgewählten Fällen an, sog. Beschäftigtenbenefits wahrzunehmen.

(2) Falls die Betroffenen sich dafür entscheiden, holt die Verantwortliche die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.

(3) Die Verantwortliche übermittelt die für die Gewährung der Benefits erforderlichen Kontaktdaten an externe Drittanbieterinnen (i.d.R. Name, Anschrift, Information, dass die Betroffenen bei der Verantwortlichen beschäftigt sind). Zweck ist die Gewährung von Vorteilen; dies zur Bindung von Beschäftigten und zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 3 DSG-EKD i.V.m. § 6 Ziffer 2 DSG-EKD. Ob und bejahendenfalls, welche Benefits gewährt werden, ist Gegenstand einer arbeitsrechtlichen Abrede, die abstrakt von diesen Datenschutzinformationen ggf. noch zu treffen ist. Allein aus dem Umstand der Erwähnung dieser Möglichkeit, folgt kein Anspruch für die Betroffenen.

Entgegennahme und Bearbeitung von Whistleblower-Hinweisen

Die Verantwortliche betreibt ein Hinweisgebersystem zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der entsprechenden EU-Richtlinie. Hierüber können Beschäftigte und ggf. externe Personen Hinweise auf Rechtsverstöße, Compliance-Verstöße oder sonstige Missstände einreichen. Die Verantwortliche nimmt Hinweise entgegen, prüft deren Inhalt, leitet ggf. weitere Recherchen oder Maßnahmen ein und dokumentiert den Verlauf der Bearbeitung, ebenso wie die Kommunikation mit Hinweisgebern und betroffenen Personen. Die Verarbeitung erfolgt unter Sicherstellung der Anonymität und Vertraulichkeit, soweit gesetzlich vorgesehen und technisch möglich. Die Verarbeitung dient der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) / der EU-Whistleblower-Richtlinie und Sicherstellung ordnungsgemäßer Bearbeitung und Dokumentation von Hinweisen im Rahmen der Compliance. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Anfertigung von Medienaufnahmen

(1) Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen in einigen, ausgewählten Fällen Medienaufnahmen (Foto, Film, Ton) anfertigen zu lassen.

(2) Falls die Betroffenen sich dafür entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.

(3) Von den Betroffenen werden Medienaufnahmen angefertigt und, soweit die Einwilligung reicht, in einigen, von der Verantwortlichen zu bestimmenden Fällen auch veröffentlicht. Hierbei verarbeitet sie die Bild-, Film- und Tondaten. Zweck ist die Präsentation der Verantwortlichen in der Öffentlichkeit. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 3 DSG-EKD i.V.m. § 6 Ziffer 2 DSG-EKD. Dem steht das Verbot nach § 13 Absatz 1 DSG-EKD nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach § 13 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD greift.

E-Mail-Prüfung (ohne KI)

Alle E-Mails, die die Betroffenen an die Verantwortliche senden, werden dahingehend überprüft, ob sie für die IT-Infrastruktur des Verantwortlichen riskant sind, etwa, ob damit ein Cyberangriff verbunden ist. Die Überprüfung beruht auf statischen Regeln und Playbooks, die festlegen, ob eine E-Mail maliziös ist. Hierbei werden nur die Daten der jeweils zu überprüfenden, eingehenden E-Mail geprüft; dies u.a. anhand von Sperrlisten. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: E-Mail-Adressen, Inhalt der eingehenden E-Mails, Status maliziös/nicht maliziös. Zweck ist erstens die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i.S.v. § 27 DSG-EKD (Zweck 1) und zweitens der Schutz der eigenen IT-Infrastruktur (Zweck 2). Mit Blick auf Zweck 1 ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD die Rechtsgrundlage. Mit Blick auf Zweck 2 ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD die Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse aus Zweck 2 folgt.

Einsatz von LLM (KI-System)

Die Kommunikationsdaten werden auch mithilfe eines KI-Systems in Form eines sog. großen Sprachmodells (Large Language Model, LLM) verarbeitet. Dies verläuft wie folgt:

Eingabe des Prompts: Zunächst geben personalverantwortliche Beschäftigte der Verantwortlichen einen Prompt in das dafür vorgesehene Feld ein.
Tokenisierung: Der Prompt wird dann in eine Form umgewandelt, die das KI-Modell, das dem KI-System zugrunde liegt, verstehen kann. Dies geschieht durch eine sog. Tokenisierung, bei der der Prompt in kleine Einheiten zerlegt wird, sog. Tokens.
Verarbeitung durch das Modell: Die Tokens werden durch das Modell geleitet. Das KI-Modell besteht aus vielen Schichten, die jeweils unterschiedliche Teile des Prompts analysieren. Bei jedem Durchgang durch eine Schicht versteht das Modell den Prompt besser.
Generierung der Antwort: Das KI-Modell nutzt die erlernten Muster und Strukturen, um eine Antwort zu erzeugen. Die Antwort selbst besteht aus Tokens. Das Modell sagt voraus, welche Tokens am wahrscheinlichsten als nächstes kommen, und setzt diesen Prozess fort, bis eine vollständige Antwort entsteht.
Umwandlung in einen lesbaren Text: Die generierten Tokens werden schließlich wieder in lesbaren Text umgewandelt und als Antwort ausgegeben. Diese Antwort basiert auf den Daten, mit denen das Modell trainiert wurde, und den spezifischen Anweisungen des Prompts. Konkret wird diese Technologie eingesetzt, um

Kommunikation zusammenzufassen.
Kommunikation zu unterstützen.

Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

KI-basierte Transkription

Gespräche bzw. das gesprochene Wort der Betroffenen werden mithilfe eines KI-Systems transkribiert. Dies verläuft in technischer Hinsicht wie folgt:

Eingabe des Audiosignals: Zunächst wird das gesprochene Wort in Form eines Audiosignals an das Transkriptionssystem übermittelt, etwa durch ein Mikrofon während eines Gesprächs oder durch das Hochladen einer Audiodatei. Das System erhält damit eine zeitliche Folge von Schallwellen, die die gesprochenen Inhalte, aber auch Hintergrundgeräusche enthalten.
Umwandlung in ein Maschinenformat: Das analoge Audiosignal wird in digitale Daten umgewandelt, indem das Signal in sehr kurzen Abständen abgetastet und in Zahlenwerte (Samples) übersetzt wird. Gleichzeitig können Vorverarbeitungsschritte wie Lautstärkeanpassung, Rauschunterdrückung oder das Herausfiltern bestimmter Frequenzbereiche erfolgen, um die Sprachanteile besser erkennbar zu machen.
Zerlegung in Merkmale/Tokens: Die digitale Audiospur wird in kurze Zeitabschnitte aufgeteilt, sogenannte Frames, aus denen das System charakteristische Merkmale der Sprache (z.B. Frequenzspektren) berechnet. Diese Merkmale werden in eine Form gebracht, die das KI-Modell versteht, etwa als Vektoren oder akustische „Tokens“, die Lautfolgen und Sprechrhythmen repräsentieren.
Verarbeitung durch das Spracherkennungsmodell: Diese akustischen Tokens werden durch das zugrunde liegende KI-Modell geleitet, das aus vielen Schichten besteht und Zusammenhänge zwischen Lautfolgen, Silben, Wörtern und typischen Sprachmustern lernt. Schicht für Schicht ordnet das Modell die gehörten Laute wahrscheinlichen Zeichen- und Wortfolgen zu und berücksichtigt dabei auch den sprachlichen Kontext eines Satzes.
Generierung der Textsequenz: Auf Basis der erkannten Muster sagt das Modell voraus, welche Buchstaben, Silben oder Wörter mit höchster Wahrscheinlichkeit zu den gehörten Lauten passen. Schrittweise entsteht so eine Textsequenz, indem das System immer wieder das nächste wahrscheinlichste Zeichen oder Wort wählt und den laufenden Satz im Kontext „mitdenkt“.
Umwandlung in lesbaren Text: Die vorhergesagten Zeichen- oder Wortfolgen werden zu einem lesbaren Text zusammengefügt und als Transkript ausgegeben. Der resultierende Text basiert auf den Trainingsdaten des Spracherkennungsmodells, den erkannten akustischen Merkmalen des konkreten Audios und gegebenenfalls zusätzlichen Vorgaben, etwa zur Sprache, zum Fachvokabular oder zur gewünschten Schreibweise.
Speicherung und Nutzung: Ton- und Textdateien werden gespeichert und zum Umgang mit den Betroffenen eingesetzt.

Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Audiodaten (gesprochenes Wort, Stimme, Tonaufnahmen, Umgebungsgeräusche), Name, gegebenenfalls weitere personenbezogene Angaben, die im Gespräch genannt werden, Kommunikationsinhalte (z.B. Gesprächsverlauf, spontane Äußerungen, Rückmeldungen, Arbeitsinhalte), Position und Kontextinformationen (Datum, Anlass, Teilnehmerkreis), Transkriptionsdaten (umgewandelter Text aus Tonspur), Metadaten zur Aufnahme (Zeitpunkt, Gerät, Dateiformat), gegebenenfalls weitere personenbezogene und/oder sensible Daten aus Gesprächsinhalten. Die Verarbeitung dient Erstellung, Speicherung, Verarbeitung und Auswertung schriftlicher Transkripte von Gesprächen zur Dokumentation, Qualitätssicherung, Nachbereitung von Besprechungen, Bewerbungs- oder Feedbackgesprächen, Erleichterung der weiteren Kommunikation und zur Unterstützung interner Abläufe in allen Phasen des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 49 Absatz 1 DSG-EKD.

Einbindung der Mitarbeitenden-Vertretung in gesetzlich erforderlichen Fällen

Die Mitarbeitenden-Vertretung wird, soweit gesetzlich erforderlich, eingebunden und erhält daher Daten der Betroffenen. Dies geschieht sowohl (1) im Bewerbungsverfahren als auch (2) im Fall einer Kündigung. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: (1) sämtliche Daten, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben und die die Mitarbeitenden-Vertretung ggf. noch nachfragt und (2) sämtliche Daten, die im Zusammenhang mit der Kündigung stehen. Zweck ist jeweils die Erfüllung kollektivarbeitsrechtlicher Pflichten. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 42 MVG-EKD die Rechtsgrundlage; in den übrigen Fällen ist es § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 42, 45, 46 MVG-EKD.

Provision für Beschäftigte bei Gewinnung neuer Beschäftigter

Die nachfolgenden Mitteilungen gelten nur, sofern es eine von diesen Datenschutzinformationen unabhängige, arbeitsrechtliche Vereinbarung gibt. In diesem Fall und sofern die Betroffenen der Verantwortlichen neue Beschäftigte empfehlen und das Arbeitsverhältnis zustande kommt, wird der Umstand der Empfehlung zu Daten des Betroffenen hinzugespeichert. Diese Daten werden genutzt, um den Beschäftigten zu provisionieren. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche die folgenden Daten: Name, Status der Vergabe der Empfehlung. Dies bezweckt die Beteiligung der Beschäftigten, die Schaffung einer Anreizwirkung sowie das aktive Recruiting. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse einerseits aus dem o.g. Zweck und andererseits daraus resultiert, dass der Betroffene nur so seine Provision erhalten kann. Anmerkung: Ob und bejahendenfalls, welche Provision gezahlt, ist Gegenstand einer arbeitsrechtlichen Abrede, die abstrakt von diesen Datenschutzinformationen ggf. noch zu treffen ist. Allein aus dem Umstand der Erwähnung dieser Möglichkeit, folgt kein Anspruch für die Betroffenen.

Zeiterfassung

Die Arbeitszeit der Betroffenen wird erfasst. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Arbeitszeiten (Datum, Beginn und Ende). Die Verarbeitung dient einerseits (1) der Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht nach § 3 ArbSchG und andererseits (2) der innerbetrieblichen Organisation. Hinsichtlich Zweck (1) ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 3 ArbSchG die Rechtsgrundlage. Hinsichtlich Zweck (2) ist es § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt.

Empfänger von Beschäftigtendaten

Behörden der Finanzverwaltung:

Als Empfängerkategorie werden die Behörden der Finanzverwaltung benannt, die zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auch personenbezogenen Daten der Betroffenen erhalten, etwa in steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Dokumenten.

Krankenversicherungen / Sozialversicherungsträger:

Als Empfängerkategorie werden Krankenkassen und Sozialversicherungsträger benannt, die zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auch personenbezogenen Daten der Betroffenen erhalten, etwa in sozialversicherungsrechtlich relevanten Dokumenten.

Gerichte/Arbeitsgerichte:

Als Empfängerkategorie werden Gerichte/Arbeitsgerichte benannt, die in Wahrnehmung berechtigter Interessen der Verantwortlichen auch personenbezogenen Daten der Betroffenen erhalten, etwa in gerichtlichen Auseinandersetzungen (z.B. Kündigungsschutzklage, Schadenersatzklage, …)

Staatsanwaltschaften/Polizei:

Als Empfängerkategorie werden Staatsanwaltschaften/Polizei benannt, die auf Grundlage von strafprozessualen oder gefahrenabwehrrechtlichen Vorschriften heraus, Zugriff auf bestimmte Daten erhalten.

Aktenvernichtungsunternehmen:

Als Empfängerkategorie werden Aktenvernichtungsunternehmen aus dem Verbund „GdW Aktenvernichtung“ benannt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt werden.

Microsoft:

Es werden Anwendungen der Microsoft Ireland Operations Limited (EU – Irland) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Microsoft Corporation, USA) ist gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD gerechtfertigt. Folgende Anwendungen werden eingesetzt:

Microsoft-365 (Cloud, Software)

Microsoft-Teams (Projektmanagement)

Microsoft-Teams (Videokonferenz)

Microsoft-CoPilot (KI-System)

Microsoft Exchange Online / Microsoft 365 (E-Mail-Provider)

jobrad:

Es werden Benefits mithilfe der JobRad GmbH (Deutschland – EU) gewährt. Dies im Rahmen des Programms „jobrad“.

ADDISON SBS Lohn:

Es wird das Lohnbuchhaltungs-Tool „ADDISON SBS Lohn“ Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde.

Zoom:

Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD gerechtfertigt.

Meta:

Es wird die sozialen Netzwerke und Medien der Meta Platforms Ireland Limited (Irland – EU) eingesetzt. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass eine Datenübermittlung zur oder eine Einbindung der Muttergesellschaft, der Meta Platforms Inc. (USA) stattfindet. Soweit die Verantwortliche und die vorgenannte Anbieterin gemeinsam verantwortlich sind, ist die Vereinbarung hier nachzulesen: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Dort befinden sich alle Informationen zum Anwendungsbereich und zur Aufgabenverteilung. In allen übrigen Fällen wurde die vorgenannte Anbieterin nach Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSK-EKD beauftragt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Meta Plattforms Inc. USA) ist bei Beschäftigtendaten gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 2 DSG-EKD und bei allen anderen Daten gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD gerechtfertigt. Folgende soziale Netzwerke, Medien und/oder Tools werden eingesetzt:

Facebook (Unternehmensseite)

Facebook (Recruiting)

Instagram (Unternehmensseite)

Instagram (Recruiting)

Instagram (Medienaufnahmen)

LinkedIn:

Es wird das soziale Netzwerk „LinkedIn“ der LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irland – EU) eingesetzt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 2 DSG-EKD gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt:

LinkedIn (Unternehmensseite)

LinkedIn (Recruiting)

LinkedIn (Medienaufnahmen)

TikTok:

Es wird das soziale Netzwerk „TikTok“, das von der TikTok Technology Limited (EU – Irland) und der TikTok Information Technologies UK Limited (Vereinigtes Königreich von England und Nordirland) gemeinschaftlich angeboten wird, eingesetzt. Soweit der Verantwortliche und die Drittanbieterinnen des hier vorgestellten sozialen Netzwerks bzw. Mediums gemeinsam verantwortlich sind, haben sie eine gemeinsame Verantwortlichkeit vereinbart. In allen übrigen Fällen wurde der Anbieter sozialen Netzwerks bzw. Mediums nach Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier Vereinigtes Königreich von England und Nordirland) ist gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD gerechtfertigt. Folgende Tools werden eingesetzt:

TikTok (Unternehmensseite)

TikTok (Recruiting)

TikTok (Medienaufnahmen)

Google:

Es werden Anwendungen der Google Ireland Ltd. (Irland – EU) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier zur Google LLC in den USA) ist gemäß § 10 Absatz 1 Ziffer 1 DSG-EKD gerechtfertigt. Folgende Anwendungen werden eingesetzt:

YouTube (Grundsatz): YouTube ist ein Portal, auf dem Videos gezeigt werden.

YouTube (eigener Kanal): Die Verantwortliche betreibt einen eigenen YouTube-Kanal.

YouTube (Medienaufnahmen): Die Verantwortliche veröffentlicht hier Videos, die die Betroffenen zeigen.

YouTube (Recruiting): Die Verantwortliche sucht über Videos, die sie veröffentlicht, neue Beschäftigte. In den Videos und/oder Videobeschreibungen befinden sich Verlinkungen und/oder sonstige Angaben, die die Kontaktaufnahme zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses ermöglichen.

Crewmeister:

Es wird das Zeiterfassungs-Tool „Crewmeister“ der ATOSS Aloud GmbH (Deutschland – EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde.

C Datenverarbeitung Schulbetrieb (Pflege, Fortbildungen, Physiotherapie, Ergotherapie)

Allgemeine Datenverarbeitung im Schulbetrieb

Veränderungen bei der Datenverarbeitung

Sofern die Verantwortliche die Art und Weise der Datenverarbeitung verändert, insbesondere neue Empfänger einsetzt, wird sie die Betroffenen per E-Mail über die Veränderung informieren; dies, indem sie die aktualisierten Datenschutzinformationen übermittelt. Zweck ist die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Transparenzpflichten (§§ 16 – 18 DSG-EKD). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Ansprüche, Rechte und Konflikte im Vertragsverhältnis

(1) Sofern die Betroffenen ihre Rechte (einschl. vertragliche Ansprüche, datenschutzrechtliche Ansprüche usw.) geltend machen, verarbeitet die Verantwortliche die Daten, um diese Ansprüche zu prüfen und ggf. zu erfüllen. Zweck ist die Prüfung von bzw. die Reaktion auf die Ansprüche, einschließlich der Erfüllung oder Zurückweisung der Ansprüche. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus der Natur des jeweils geltend gemachten Rechts folgt.

(2) Im Fall eines rechtlichen Konflikts zwischen den Betroffenen und der Verantwortlichen werden die Daten verarbeitet, um entsprechende Erklärungen abzugeben (z.B. Geltendmachung von Forderungen) und ggf., um einen externen Rechtsrat einzuholen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem rechtlichen Konflikt stehen. Die Verarbeitung dient Wahrnehmung externer, rechtlicher Beratung/Betreuung sowie Ausübung eigener Rechte der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus den vorgenannten Zwecken folgt.

Videokonferenzen (ohne Aufzeichnung)

Sicherheitsüberprüfung von E-Mails ohne KI

Bewertungen/Testimonials

(1) Die Verantwortliche holt Testimonials der Betroffenen ein.

(2) Zunächst erfragt sie die Einwilligung dafür und dokumentiert die Antwort. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.

(3) Falls die Einwilligung erteilt wird, geschieht folgendes: Die Verantwortliche erhebt die Testimonials und veröffentlicht sie, soweit die erteilte Einwilligung dies erlaubt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Status zur Einwilligung, Datum der Entscheidung. Die Verarbeitung bezweckt die Präsentation der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.

Videotestimonials

(1) Die Verantwortliche ermöglicht den Betroffenen in einigen, ausgewählten Fällen, ein Videotestimonial abzugeben.

(3) Die Verantwortlich fertigt das Videotestimonial an und veröffentlicht es, soweit die Einwilligung es zulässt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Bild- und Tondaten. Zweck ist Präsentation der Verantwortlichen in der Öffentlichkeit. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Betroffenen i.S.v. § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.

Einsatz von LLM (KI-System)

Die Kommunikationsdaten werden auch mithilfe eines KI-Systems in Form eines sog. großen Sprachmodells (Large Language Model, LLM) verarbeitet. Dies verläuft wie folgt:

Eingabe des Prompts: Zunächst geben personalverantwortliche Beschäftigte der Verantwortlichen einen Prompt in das dafür vorgesehene Feld ein.
Tokenisierung: Der Prompt wird dann in eine Form umgewandelt, die das KI-Modell, das dem KI-System zugrunde liegt, verstehen kann. Dies geschieht durch eine sog. Tokenisierung, bei der der Prompt in kleine Einheiten zerlegt wird, sog. Tokens.
Verarbeitung durch das Modell: Die Tokens werden durch das Modell geleitet. Das KI-Modell besteht aus vielen Schichten, die jeweils unterschiedliche Teile des Prompts analysieren. Bei jedem Durchgang durch eine Schicht versteht das Modell den Prompt besser.
Generierung der Antwort: Das KI-Modell nutzt die erlernten Muster und Strukturen, um eine Antwort zu erzeugen. Die Antwort selbst besteht aus Tokens. Das Modell sagt voraus, welche Tokens am wahrscheinlichsten als nächstes kommen, und setzt diesen Prozess fort, bis eine vollständige Antwort entsteht.
Umwandlung in einen lesbaren Text: Die generierten Tokens werden schließlich wieder in lesbaren Text umgewandelt und als Antwort ausgegeben. Diese Antwort basiert auf den Daten, mit denen das Modell trainiert wurde, und den spezifischen Anweisungen des Prompts.

Konkret wird diese Technologie eingesetzt, um

Kommunikation zusammenzufassen.
Kommunikation zu unterstützen.

Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Veranstaltungen

Die Verantwortliche führt Veranstaltungen durch, wobei auch hier die Datenverarbeitung stattfindet. Zur Veranstaltung ist aber folgendes zu ergänzen:

Anmeldung über Einladung bestehender Kontakte: Die Verantwortliche nutzt die Kontaktdaten der Betroffenen, die sie bereits speichert und die sie gemäß § 5 Absatz 1 DSG-EKD für diese Zwecke auch verwenden darf, und lädt diese Betroffenen proaktiv zur Veranstaltung ein. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten. Die Verarbeitung dient der Einladung zur Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist 6 Ziffer 5 DSG-EKD.
Anmeldung über offene Registrierungsmöglichkeit: Die Verantwortliche ermöglicht eine offene Registrierung zur Veranstaltung und dokumentiert die Anmeldungen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Anmeldestatus. Die Verarbeitung dient der Anmeldung zur Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist 6 Ziffer 5 DSG-EKD.
Format Präsenzveranstaltung: Soweit die Veranstaltung eine Präsenzveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Status Zutritt. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist 6 Ziffer 5 DSG-EKD.
Format Onlineveranstaltung: Soweit die Veranstaltung eine Onlineveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert und ggf. Ton-, Bild- und Filmdaten verarbeitet; dies jedoch nur wenn die Betroffenen freiwillig teilnehmen und ihre Kamera bzw. ihr Mikrofon aktivieren. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: (1) Name, Kontaktdaten, Status Zutritt, (2) Ton-, Bild- und Filmdaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Bei den Daten der Kategorie (1) ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD die Rechtsgrundlage. Bei den Daten der Kategorie (2) ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD die Rechtsgrundlage. Dem steht das Verbot nach § 13 Absatz 1 DSG-EKD nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach § 13 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD greift.
Format Hybridveranstaltung
- Soweit die Veranstaltung eine Präsenzveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Status Zutritt. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist 6 Ziffer 5 DSG-EKD.
- Soweit die Veranstaltung eine Onlineveranstaltung ist, wird am Zugang zur Veranstaltung der Zutritt dokumentiert und ggf. Ton-, Bild- und Filmdaten verarbeitet; dies jedoch nur wenn die Betroffenen freiwillig teilnehmen und ihre Kamera bzw. ihr Mikrofon aktivieren. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: (1) Name, Kontaktdaten, Status Zutritt, (2) Ton-, Bild- und Filmdaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung der Veranstaltung. Bei den Daten der Kategorie (1) ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD die Rechtsgrundlage. Bei den Daten der Kategorie (2) ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD die Rechtsgrundlage. Dem steht das Verbot nach § 13 Absatz 1 DSG-EKD nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach § 13 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD greift.
Medienaufnahmen während der Veranstaltung: Die Verantwortliche dokumentiert die Veranstaltung mit Medienaufnahmen (Foto, Ton, Film).
- Hierfür holt sie zunächst die dafür erforderliche Einwilligung ein. Dabei verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.
- Falls die Betroffenen einwilligen, fertigt sie Aufnahmen an und veröffentlicht sie. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Ton- und Bilddaten. Zweck ist die Präsentation der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD. Dem steht das Verbot nach § 13 Absatz 1 DSG-EKD nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach § 13 Absatz 2 Ziffer 1 DSG-EKD greift.

Vorgehen bei Missbrauchs- und Gewalterfahrungen von Schüler*innen, Auszubildenden, Fortbildungsteilnehmenden

Werden der Verantwortlichen im Rahmen des Schulbetriebs – insbesondere durch Lehrkräfte, die Schulsozialarbeit oder andere Mitarbeiterinnen – gewichtige Anhaltspunkte für Missbrauchs- oder Gewalterfahrungen von Schülerinnen bekannt, folgt ein gestuftes Verfahren: Zunächst wird die betroffene Schülerin unterstützend beraten und auf Hilfsangebote hingewirkt. Bei minderjährigen Schülerinnen werden, soweit dies dem Schutz der betroffenen Person nicht entgegensteht, die Sorgeberechtigten informiert. Ggf. wird eine insoweit erfahrene Fachkraft pseudonymisiert hinzugezogen. Kann die Gefährdung nicht anderweitig abgewendet werden, wird das Jugendamt informiert und es werden die erforderlichen Daten übermittelt. Im Einzelfall kann auch eine Strafanzeige erstattet werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere die Dokumentation der Beobachtungen und Gespräche sowie die Datenweitergabe – ist in diesem Verfahren unvermeidbar. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname der oder des Schülerin; Beobachtungen und Auffälligkeiten, die auf Missbrauch oder Gewalt hinweisen; Inhalt von Gesprächen mit der betroffenen Person; ggf. Angaben zu Täterinnen und Tatumständen; bei minderjährigen Schüler*innen: Name und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten; Dokumentation der Gefährdungseinschätzung; ggf. Inhalte der Beratung durch insoweit erfahrene Fachkraft (pseudonymisiert); ggf. Inhalt der Meldung an das Jugendamt; ggf. Rückmeldung des Jugendamts; ggf. Angaben für eine Strafanzeige. Zweck ist Schutz der betroffenen Schüler*innen vor (weiteren) Missbrauchs- oder Gewalterfahrungen; Unterstützung und Beratung der Betroffenen; Erfüllung des Schutzauftrags bei Kindeswohlgefährdung; Hinwirken auf Inanspruchnahme von Hilfsangeboten; ggf. Information des Jugendamts zur Abwendung der Gefährdung; ggf. Erstattung einer Strafanzeige zum Schutz der betroffenen Person. Zur Rechtsgrundlage ist auszuführen: Bei minderjährigen Schülerinnen: § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 4 KKG (Kinderschutzgesetz: Beratung und Informationsübermittlung durch Geheimnisträger bei Kindeswohlgefährdung) sowie § 8a SGB VIII (Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung) und § 13 Absatz 2 DSG-EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten). Bei volljährigen Schülerinnen: § 6 Ziffer 2 DSG-EKD (Einwilligung) für die beratende Unterstützung; § 6 Ziffer 4 DSG-EKD (Schutz lebenswichtiger Interessen) bzw. das Analogon zu § 34 StGB (rechtfertigender Notstand) für die Datenweitergabe bei akuter Gefahr, sofern keine Einwilligung vorliegt; § 13 Absatz 2 DSG-EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten). Strafanzeige (alle Schülerinnen): § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 34 StGB (rechtfertigender Notstand) oder auf Grundlage der Einwilligung der betroffenen Person.

Aufbewahrung und Löschung von Daten von Sorgeberechtigten minderjähriger Betroffener

(1) Die Daten der Sorgeberechtigten minderjähriger Betroffener werden aufbewahrt. Hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der untenstehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2).

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Unterschrift unter den Ausbildungs- oder Schulvertrag sowie Nachweise über das Sorgerecht (z.B. Sorgerechtsbescheinigung, Gerichtsbeschluss) sind zusammen mit den übrigen Aufnahmeunterlagen der jeweiligen minderjährigen betroffenen Person aufzubewahren und teilen deren Aufbewahrungsfrist (je nach Ausbildungsgang 10 Jahre ab Ende des jeweiligen Verhältnisses). Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 107, 108 Abs. 2 BGB, § 16 Abs. 1 PflBG (für Schüler*innen Pflege) bzw. den entsprechenden zivilrechtlichen Regelungen für Physiotherapie und Ergotherapie, § 257 HGB.
Kommunikation mit Sorgeberechtigten im Rahmen der Ausbildung (z.B. bei Ausbildungsgefährdung, infektionsschutzrechtlichen Mitteilungen) ist 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Kommunikation stattgefunden hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 7 Abs. 6 PflBG i.V.m. § 7 PflAPrV (Ausbildungsgefährdung), § 20 Abs. 13 IfSG (Masernschutz), § 34 Abs. 5 IfSG, § 257 HGB.
Daten aus Kündigungen durch oder gegenüber minderjährigen Auszubildenden, bei denen die Kündigung den Sorgeberechtigten zugegangen sein muss, teilen die Aufbewahrungsfrist der Kündigungsunterlagen der jeweiligen Hauptkategorie (6 Jahre ab Abschluss des Vorgangs). Die Verarbeitung beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. den einschlägigen Normen der jeweiligen Ausbildungsrechtsgrundlage sowie §§ 107, 108 BGB, § 257 HGB.
Daten, die entstehen, wenn Sorgeberechtigte datenschutzrechtliche oder sonstige Ansprüche für die von ihnen vertretene minderjährige Person geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 Abs. 1 BGB sowie § 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD.
Mit Erreichen der Volljährigkeit der vertretenen Person entfällt die Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der Daten der Sorgeberechtigten, soweit diese nicht für die laufende oder abgeschlossene Vertragsabwicklung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten noch erforderlich sind. Die verbleibenden Daten sind auf das für die Aufbewahrungspflichten erforderliche Minimum zu reduzieren.

(4) Die Aufbewahrungszeiträume der übrigen Betroffenenkategorien werden in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit dem Schulbetrieb „Pflege“

Erstkontakt/ Kontaktaufnahme/ Vorprüfung

Die Verantwortliche hat Kontakt zu Kooperationspartnern aus dem Gesundheitswesen, z.B. Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen usw. Sofern sich bei diesen Kooperationspartnern Betroffene melden, die eine Ausbildung in der Pflege absolvieren wollen, leiten die jeweils angesprochenen Kooperationspartner die Kontaktdaten der Betroffenen, ggf. mit weiteren Bewerbungsunterlagen, an die Verantwortliche weiter, die diese Daten entgegennimmt und speichert. Anschließend nimmt sie eine Vorprüfung vor, ob ein Schulbesuch formal möglich ist, wobei sie anschließend keine Ablehnung verschicken, sondern nur den Kooperationspartner informieren kann. Im Regelfall ist dies aber nicht erforderlich. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname, ggf. Anrede; Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift); weitere Informationen (z. B. Motivationsschreiben, Zeugnisse usw.); gegebenenfalls Kommunikationsdaten (Zeitpunkt, Übermittlungsweg). Die Verarbeitung dient der Anbahnung eines Schulverhältnisses/Ausbildungsverhältnisses (Pflege). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Kontaktaufnahme durch Schule/ Bewerbungsunterlagen/ Anforderungen weiterer Unterlagen

Nach Zustandekommen der Sonderrechtsbeziehung zum Schulbesuch nimmt die Verantwortliche Kontakt zu den Betroffenen auf. Soweit erforderliche Unterlagen noch nicht vorliegen, werden diese nun abgefordert. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Schulzeugnisse/Bildungsnachweise (§ 11 Absatz 1 PflBG), Berufsausbildungsnachweise soweit erforderlich (§ 11 Absatz 1 Nr. 2 PflBG), erweitertes Führungszeugnis Belegart NE (§ 2 Nr. 2 i.V.m. § 11 Absatz 1 PflBG), ärztliche Bescheinigung zur gesundheitlichen Eignung (§ 2 Nr. 3 i.V.m. § 11 Absatz 1 PflBG), Sprachkenntnisnachweis mindestens B2 (§ 2 Nr. 4 i.V.m. § 11 Absatz 1 PflBG), Masernimpfnachweis/Aktennotiz über dessen Vorlage (§ 20 Absatz 9 IfSG), Ausbildungsvertrag mit dem Träger der praktischen Ausbildung (§ 16 PflBG). Die Verarbeitung der Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Onboarding-Tag

Am ersten Schultag/Onboarding-Tag erscheinen die Betroffenen, werden namentlich aufgerufen, erhalten Zugangsinformationen. Dafür werden die Betroffenen aufgerufen und ggf. elektronisch kontaktiert. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse. Zweck ist die Durchführung der Ausbildung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Schülerausweis

Nach Zustandekommen der Sonderrechtsbeziehung zum Schulbesuch stellt die Verantwortliche den Schüler*innen einen Schülerausweis aus. Hierzu erhebt sie die erforderlichen Daten und erstellt den Ausweis, ggf. unter Einschaltung eines externen Dienstleisters. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Lichtbild/Bilddaten; Schulzugehörigkeit/Ausbildungsbezeichnung; Ausbildungsjahrgang; ggf. individuelle Kennnummer; ggf. Gültigkeitszeitraum. Zweck ist die Identifikation der Schüler*innen im Schulbetrieb; Nachweis der Schulzugehörigkeit gegenüber Dritten. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 1 DSG-EKD i.V.m. § 22 SchuldatenV (aber mit Einwilligung der Betroffenen).

Anwesenheitslisten/Klassenbuch

Die Verantwortliche führt für jede Kursgruppe ein Klassenbuch, in dem die Anwesenheit und Fehlzeiten der Schülerinnen je Unterrichtseinheit festgehalten werden. Die so erfassten Fehlzeiten bilden die Grundlage für die Ausstellung der Jahreszeugnisse sowie für die Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen zur staatlichen Abschlussprüfung. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Unterrichtseinheit; Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsvermerk; Grund der Abwesenheit soweit bekannt (z. B. Krankheit, Entschuldigung); kumulierte Fehlstunden differenziert nach theoretischem und praktischem Unterricht. Zweck ist der Nachweis der absolvierten Ausbildungszeiten; Berechnung und Dokumentation von Fehlzeiten zur Prüfung der Anrechnungsvoraussetzungen nach § 13 PflBG; Grundlage für die Ausstellung der Jahreszeugnisse; Vorbereitung der Zulassung zur staatlichen Abschlussprüfung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 13 PflBG, § 6 PflAPrV sowie § 4 BlnPflAPrV.

Durchführung schulinterner Leistungskontrollen (Tests/Klausuren)

Im Rahmen der Ausbildung führt die Verantwortliche in regelmäßigen Abständen schulinterne Leistungskontrollen (schriftliche Tests, Klausuren, mündliche Prüfungen, Referate o.ä.) durch. Die dabei erbrachten Leistungen werden bewertet und die Ergebnisse gespeichert. Sie bilden die Grundlage für die am Ende jedes Ausbildungsjahres zu erteilenden Jahreszeugnisse, deren Noten wiederum als Vornoten in die staatliche Abschlussprüfung einfließen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Art der Leistungskontrolle; schriftliche Bearbeitungen/Prüfungsarbeiten; erzielte Bewertung/Note je Lernfeld und Prüfungsart; kumulierte Leistungsnoten je Ausbildungsjahr als Grundlage der Zeugnisnote. Zweck ist die laufende Erfassung und Dokumentation der Ausbildungsleistungen; Bildung der Jahreszeugnissnote für den theoretischen Unterricht; Grundlage für die Festsetzung der Vornoten zur staatlichen Abschlussprüfung; Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen zur staatlichen Abschlussprüfung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 6 Absatz 1 PflAPrV (Jahreszeugnisse und Leistungseinschätzungen), § 13 PflAPrV (Vornoten) sowie § 4 BlnPflAPrV (Dokumentationspflicht für den Unterricht).

Ausstellung von Jahreszeugnissen

Die Verantwortliche ist verpflichtet, den Schüler*innen für jedes Ausbildungsjahr ein Jahreszeugnis auszustellen. Das Zeugnis weist je eine Note für den Bereich des theoretischen und praktischen Unterrichts sowie für die praktische Ausbildung aus, ferner die aufgelaufenen Fehlzeiten differenziert nach Unterricht und praktischer Ausbildung. Die Zeugnisnoten fließen als Vornoten mit einem Anteil von 25 Prozent in die staatliche Abschlussprüfung ein und sind zugleich Voraussetzung für die Prüfungszulassung. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Ausbildungsjahr; Note für den theoretischen und praktischen Unterricht; Note für die praktische Ausbildung; Fehlzeiten differenziert nach Unterricht und praktischer Ausbildung (entschuldigt/unentschuldigt); ggf. Ergebnis der Zwischenprüfung Zweck ist die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur jährlichen Zeugniserteilung; Nachweis der im Unterricht und in der praktischen Ausbildung erbrachten Leistungen; Grundlage für die Festsetzung der Vornoten zur staatlichen Abschlussprüfung; Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen zur staatlichen Abschlussprüfung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 6 Absatz 1 PflAPrV (Jahreszeugnisse und Leistungseinschätzungen), § 13 PflAPrV (Vornoten), § 11 Absatz 3 PflAPrV (Zulassung zur staatlichen Prüfung) sowie § 5 Absatz 1 BlnPflAPrV i.V.m. § 17 PflAPrV (Notenregelung Berlin).

Elternkommunikation (bei minderjährigen Betroffenen)

Soweit Schülerinnen der Pflegeausbildung minderjährig sind, ist die Verantwortliche verpflichtet, in bestimmten ausbildungsrechtlich vorgesehenen Situationen mit deren Eltern bzw. gesetzlichen Vertreterinnen zu kommunizieren und deren Daten zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere die Unterzeichnung des Ausbildungsvertrages, Mitteilungen bei Gefährdung des Ausbildungsziels sowie infektionsschutzrechtliche Mitteilungspflichten. Die Daten der gesetzlichen Vertreter*innen werden ausschließlich im Rahmen dieser gesetzlich vorgeschriebenen Kommunikationsanlässe verarbeitet. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname der gesetzlichen Vertreterinnen; Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse); Verhältnis zu Schüler*innen (Elternteil, Vormund, alleiniges oder gemeinsames Sorgerecht); Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag; ggf. Sorgerechtsnachweise; ggf. Inhalt der Kommunikation bei Ausbildungsgefährdung oder infektionsschutzrechtlichen Mitteilungen. Zweck ist die Einholung der erforderlichen Zustimmung gesetzlicher Vertreterinnen zum Ausbildungsvertrag; Hinzuziehung der Erziehungsberechtigten bei Gefährdung des Ausbildungsziels; Erfüllung infektionsschutzrechtlicher Mitteilungspflichten gegenüber den Sorgeberechtigten minderjähriger Schülerinnen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 16 Absatz 1 PflBG (Unterzeichnung des Ausbildungsvertrages durch gesetzliche Vertreter*innen), § 7 Absatz 6 PflBG i.V.m. § 7 PflAPrV (Hinzuziehung bei Ausbildungsgefährdung), § 20 Absatz 13 IfSG (Masernschutznachweispflicht der Sorgeberechtigten), § 34 Absatz 5 IfSG (Merkblattpflicht bei Aufnahme) sowie §§ 107, 108 Absatz 2 BGB (Beschränkte Geschäftsfähigkeit Minderjähriger).

Schulsozialarbeit

(1) Die Schulsozialarbeit der Verantwortlichen führt auf freiwilliger Basis vertrauliche Einzelberatungsgespräche mit Schüler*innen durch. Dabei werden personenbezogene Daten sowie ggf. besonders sensible Informationen (anvertraute Geheimnisse) erhoben und in Form von Gesprächsnotizen dokumentiert. Diese Daten unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 Absatz 1 Nr. 6 StGB und dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen grundsätzlich nicht an Dritte – einschließlich Schulleitung und Lehrkräfte – weitergegeben werden. Eine Ausnahme besteht bei Kindeswohlgefährdung (§ 8a SGB VIII). Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Inhalt der Beratungsgespräche; persönliche Lebensumstände, Problemlagen und anvertraute Informationen; ggf. Kontaktdaten; bei minderjährigen Schüler*innen ggf. Name und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten (nur mit Einwilligung). Zweck ist die sozialpädagogische Einzelberatung und Unterstützung der Schüler*innen; Förderung des schulischen Erfolgs und des persönlichen Wohlbefindens. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD i.V.m. §§ 11, 13, 13a SGB VIII (sozialpädagogische Angebote der Jugendhilfe am Ort Schule); § 203 Absatz 1 Nr. 6 StGB (Schweigepflicht); § 65 SGB VIII (besonderer Vertrauensschutz in der persönlichen Hilfe).

(2) Die Schulsozialarbeit führt präventive Gruppenangebote, Workshops und Projekte durch, die sich an mehrere oder alle Schüler*innen einer Klasse oder Gruppe richten. Dabei werden Anwesenheit und Teilnahme dokumentiert. Eine individuelle inhaltliche Dokumentation vertraulicher Informationen findet in diesem Rahmen nicht statt. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Anwesenheit/Teilnahme; ggf. schriftliche Arbeitsergebnisse im Rahmen des Workshops (soweit nicht personenbezogen ausgewertet). Zweck ist die präventive sozialpädagogische Förderung; Stärkung sozialer Kompetenzen; Gesundheitsförderung; Persönlichkeitsentwicklung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 3 DSG-EKD i.V.m. §§ 11, 13a SGB VIII; soweit die Teilnahme verpflichtend ist zusätzlich § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. dem schulischen Bildungs- und Erziehungsauftrag.

Datenaustausch mit Kooperationspartnern (Träger der praktischen Ausbildung)

(1) Die Verantwortliche ist als Pflegeschule gesetzlich verpflichtet, die Gesamtverantwortung für die Koordination des schulischen Unterrichts mit der praktischen Ausbildung zu tragen. Zur Erfüllung dieser Koordinationsaufgabe und zur Sicherung des Ausbildungserfolgs tauscht sie regelmäßig Daten über die Schüler*innen mit den Kooperationspartnern (Trägern der praktischen Ausbildung, insb. Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen) aus. Dies umfasst insbesondere die Übermittlung von schulischen Fehlzeiten und Leistungsergebnissen an die Kooperationspartner sowie den Empfang von Leistungseinschätzungen der praktischen Ausbildungseinsätze von diesen. Der Datenaustausch erfolgt auf Grundlage der nach § 8 PflAPrV abgeschlossenen Kooperationsverträge und ist für die Ausstellung der Jahreszeugnisse, die Bildung der Vornoten sowie die Zulassung zur staatlichen Abschlussprüfung zwingend erforderlich. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; schulische Fehlzeiten differenziert nach entschuldigten und unentschuldigten Stunden; Leistungsnoten aus dem theoretischen und praktischen Unterricht; Ergebnis der Zwischenprüfung; von den Kooperationspartnern übermittelte qualifizierte Leistungseinschätzungen der praktischen Ausbildungseinsätze einschließlich dort aufgelaufener Fehlzeiten; ggf. Informationen über Gefährdung des Ausbildungsziels und vereinbarte Fördermaßnahmen. Zweck ist die Koordination des theoretischen Unterrichts mit der praktischen Ausbildung gemäß der Gesamtverantwortung der Pflegeschule nach § 10 PflBG; Bildung der Praxisnote für das Jahreszeugnis im Benehmen mit dem Träger der praktischen Ausbildung; Festsetzung der Vornoten für die staatliche Abschlussprüfung; Sicherung des Ausbildungserfolgs bei drohender Ausbildungszielgefährdung; Erfüllung der regelmäßigen Abstimmungspflicht nach § 8 Absatz 2 PflAPrV. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 10 PflBG (Gesamtverantwortung der Pflegeschule), § 6 Absatz 1 und 3 PflAPrV (Jahreszeugnisse und Praxisnote im Benehmen mit dem Träger der praktischen Ausbildung), § 7 PflAPrV (Maßnahmen bei Ausbildungsgefährdung), § 8 PflAPrV (Kooperationsverträge und regelmäßige Abstimmung) sowie § 13 PflAPrV (Vornoten).

(2) Die Verantwortliche ist als staatlich anerkannte Pflegeschule in das gesetzliche Ausbildungsfinanzierungssystem nach dem PflBG eingebunden. Sie meldet der zuständigen Stelle (Ausgleichsfonds des Landes Berlin) die für die Berechnung des Ausbildungsbudgets erforderlichen Daten, insbesondere die tatsächlichen und voraussichtlichen Schülerinnenzahlen. Auf dieser Grundlage erhält sie monatliche Ausgleichszuweisungen zur Finanzierung ihrer Ausbildungskosten. Gleichzeitig leiten die Kooperationspartner als Träger der praktischen Ausbildung die auf die Pflegeschule entfallenden Kostenanteile auf Grundlage der Kooperationsverträge weiter. Die Abrechnung erfordert die Übermittlung schülerinnenbezogener Daten an die zuständige Stelle sowie den Austausch abrechnungsrelevanter Daten mit den Kooperationspartnern. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Ausbildungsbeginn und Ausbildungsdauer; Ausbildungsverhältnis (Vollzeit/Teilzeit); Zuordnung zum jeweiligen Träger der praktischen Ausbildung (Kooperationspartner); tatsächliche Schüler*innenzahl je Ausbildungsjahr und Kurs; ggf. Höhe der Ausbildungsvergütung; ggf. Beginn und Ende des Ausbildungsverhältnisses (bei vorzeitiger Beendigung). Zweckn ist die Meldung der Schüler*innenzahlen zur Festsetzung des Ausbildungsbudgets der Pflegeschule; Erhalt der monatlichen Ausgleichszuweisungen zur Finanzierung der Schulkosten; Abrechnung mit dem Ausgleichsfonds; Weiterleitung der auf die Pflegeschule entfallenden Kostenbestandteile durch den Träger der praktischen Ausbildung auf Grundlage der Kooperationsverträge. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 27 PflBG (Ausbildungskosten), § 29 PflBG (Ausbildungsbudget), § 30 Absatz 4 PflBG (Mitteilungspflichten gegenüber der zuständigen Stelle), § 34 Absatz 1 und 2 PflBG (Ausgleichszuweisungen und Weiterleitungspflicht des Trägers der praktischen Ausbildung) sowie den einschlägigen Vorschriften der Pflegeberufe-Ausbildungsfinanzierungsverordnung (PflAFinV), insbesondere § 5 PflAFinV (Mitteilungspflichten vor Festsetzung von Ausbildungsbudgets) und § 8 PflAFinV (Berechnung der Ausgleichszuweisungen).

(3) Beabsichtigt ein Kooperationspartner als Träger der praktischen Ausbildung, den Ausbildungsvertrag zu kündigen, ist er gesetzlich verpflichtet, vor Ausspruch der Kündigung das Benehmen mit der Verantwortlichen herzustellen. Die Verantwortliche empfängt zu diesem Zweck die schriftliche Kündigungsmitteilung nebst Kündigungsgründen, verarbeitet diese und gibt gegebenenfalls eine Stellungnahme ab. Darüber hinaus trifft die Verantwortliche aufgrund ihrer Gesamtverantwortung nach § 10 PflBG Folgemaßnahmen, etwa die Anpassung der Schülerinnenzahlen für die Finanzierungsmeldung sowie die schulorganisatorische Abwicklung des Schulverhältnisses der betroffenen Person. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum des Ausbildungsbeginns und des beabsichtigten Endes; Art der Kündigung (Probezeitkündigung, außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund); Kündigungsgründe (bei außerordentlicher Kündigung); ggf. Angaben zum Verhalten oder zu persönlichen Umständen, die den Kündigungsgrund begründen; bei Minderjährigen ggf. Name und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreterinnen. Zweck ist die Herstellung des gesetzlich vorgeschriebenen Benehmens vor Ausspruch der Kündigung durch den Träger der praktischen Ausbildung; Wahrung der Gesamtverantwortung der Pflegeschule für die Koordination der Ausbildung; schulorganisatorische Abwicklung; Anpassung der Schülerinnenzahlen für die Finanzierungsmeldung nach § 30 Absatz 4 PflBG; ggf. Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Träger der praktischen Ausbildung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 22 Absatz 3 Satz 2 PflBG (Pflicht zur Herstellung des Benehmens mit der Pflegeschule vor Ausspruch einer Kündigung durch den Träger der praktischen Ausbildung) sowie § 10 Absatz 1 PflBG (Gesamtverantwortung der Pflegeschule) und § 30 Absatz 4 PflBG (Mitteilungspflichten gegenüber der zuständigen Stelle bei Änderung der Schüler*innenzahlen).

Durchführung der staatlichen Abschlussprüfung

Am Ende der Pflegeausbildung führt die Verantwortliche die staatliche Abschlussprüfung durch, die einen schriftlichen, mündlichen und praktischen Teil umfasst. Hierzu stellt sie Zulassungsanträge für die Prüfungskandidatinnen und -kandidaten beim Landesamt für Gesundheit und Soziales Berlin (LAGeSo) und übermittelt die erforderlichen Unterlagen. Der an der Schule gebildete Prüfungsausschuss, dem eine Vertretung des LAGeSo angehört oder von diesem beauftragt wird, führt die Prüfung durch. Die Verantwortliche schlägt dem Prüfungsausschussvorsitz die Vornoten vor, legt Prüfungsaufgaben vor und fertigt Prüfungsniederschriften. Nach bestandener Prüfung stellt sie das Zeugnis aus. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Geburtsdatum; Identitätsnachweis in amtlich beglaubigter Abschrift; Ausbildungsnachweis; Jahreszeugnisse; Fehlzeitennachweis; vorgeschlagene Vornoten für schriftlichen, mündlichen und praktischen Prüfungsteil; schriftliche Aufsichtsarbeiten mit Bewertung; Ergebnisse des mündlichen Prüfungsteils; Ergebnisse des praktischen Prüfungsteils; Prüfungsniederschriften; Gesamtergebnis/Prüfungszeugnis; ggf. Angaben bei Nachteilsausgleich (bei Behinderung/Beeinträchtigung, ggf. inkl. Gesundheitsdaten); ggf. Ordnungsverstöße und Täuschungsversuche (§ 22 PflAPrV). Zweck ist die Zulassung zur staatlichen Abschlussprüfung; Durchführung der staatlichen Abschlussprüfung; Festsetzung und Übermittlung der Vornoten; Bildung der Gesamtprüfungsnoten; Ausstellung des Prüfungszeugnisses; Unterstützung bei der Beantragung der Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung beim LAGeSo; Aufbewahrung der Prüfungsunterlagen gemäß § 23 PflAPrV. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 9–23 PflAPrV (staatliche Prüfung, Prüfungsausschuss, Zulassung, Vornoten, Prüfungsteile, Niederschrift, Zeugnis, Aufbewahrung), § 6 Absatz 5 PflBG (Zwischenprüfung), § 2 PflBG (Erlaubniserteilung), § 10 PflBG (Gesamtverantwortung der Pflegeschule) sowie § 4 BlnPflAPrV (Berliner Ergänzungsregelungen zur Notengebung) und dem Berliner Ausführungsgesetz zum PflBG i.V.m. § 49 PflBG (Bestimmung des LAGeSo als zuständige Behörde).

Aufbewahrung und Löschung

(1) Nach Ende des hiesigen Schuldverhältnisses werden alle vorgenannten Daten, die noch gespeichert werden, aufbewahrt. Hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der untenstehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2).

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Bewerbungsunterlagen nicht aufgenommener Bewerber*innen werden 6 Monate aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitpunkt des Zugangs der Absage. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus der Fristenregelung in § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich der Zeit, nach der der Eingang einer Beschwerde nicht mehr erwartet werden kann.
Aufnahmeunterlagen und Schülerakte (Schulzeugnisse, erweitertes Führungszeugnis Belegart NE, ärztliche Eignungsbescheinigung, Sprachkenntnisnachweis, Ausbildungsvertrag) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Schulverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 2, 11 PflBG, § 23 PflAPrV, § 147 AO.
Die Aktennotiz über die Vorlage des Masernimpfnachweises nach § 20 Abs. 9 IfSG ist für die Dauer des Schulverhältnisses zuzüglich 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Schulverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 20 Abs. 9 IfSG; als Gesundheitsdatum zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD.
Anwesenheitsnachweise und Unterrichtsdokumentation (Klassenbuch) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Ausbildungsjahr geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 13 PflBG, § 6 PflAPrV, § 4 BlnPflAPrV.
Schriftliche Aufsichtsarbeiten aus schulinternen Leistungskontrollen und der staatlichen Abschlussprüfung sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Prüfungs- bzw. Ausstellungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 23 PflAPrV, § 6 Abs. 1 PflAPrV.
Jahreszeugnisse, Zulassungsanträge zur staatlichen Abschlussprüfung und Prüfungsniederschriften sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Prüfungs- bzw. Ausstellungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 23 PflAPrV, § 6 Abs. 1 PflAPrV, § 13 PflAPrV.
Unterlagen aus dem Datenaustausch mit den Trägern der praktischen Ausbildung (übermittelte Fehlzeiten, Leistungseinschätzungen, Ausbildungsgefährdungsmeldungen) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Schulverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 10 PflBG, § 8 PflAPrV, § 147 AO.
Unterlagen aus der Ausbildungsfinanzierung (Schüler*innenzahlenmeldungen, Abrechnungen mit dem Ausgleichsfonds Berlin) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 27, 29, 30, 34 PflBG, §§ 5, 8 PflAFinV, § 147 AO.
Kündigungsunterlagen (Kündigung durch den Träger der praktischen Ausbildung, Benehmensherstellung) sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 22 PflBG, § 257 HGB.
Beratungsunterlagen der Schulsozialarbeit (Gesprächsnotizen, Vermittlungsprotokolle) werden 6 Monate nach Ende des Schulverhältnisses aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitpunkt der Beendigung des Schulverhältnisses. Die Verarbeitung dient der Erfüllung der sozialpädagogischen Aufgabe und beruht, soweit eine Einwilligung vorliegt, auf § 6 Ziffer 2 DSG-EKD i.V.m. §§ 11, 13a SGB VIII; im Übrigen auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 8a SGB VIII bei Kindeswohlgefährdung.
Dokumentation bei Kindeswohlgefährdung (Gefährdungseinschätzung, Jugendamtsmeldung, Kommunikation) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 4 KKG, § 8a SGB VIII; als besondere Datenkategorien zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen (z.B. Schülerausweis-Lichtbild, Schulsozialarbeitsberatung), sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.
Daten, die die Erteilung einer Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD).

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit Fortbildungen

Registrierung zum Shop

Interessierte Fachkräfte, die Fortbildungen oder Weiterbildungen der Akademie buchen möchten, können sich im Online-Buchungsportal der Verantwortlichen registrieren. Dies geschieht wie folgt:

(1) Die Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten der Betroffenen, wenn diese die Registrierungsseite zum Shop online aufsuchen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware, technische Identifikationsdaten des Endgeräts, ggf. Protokollierung von Fehlermeldungen. Zweck ist Anlage eines Nutzerkontos zur Ermöglichung der Online-Buchung von Fortbildungs- und Weiterbildungsveranstaltungen; Authentifizierung beim Login. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

(2) Anschließend wird im Rahmen der Registrierung ein Nutzerkonto angelegt, das die spätere Buchung von Veranstaltungen, den Zugriff auf Buchungshistorie und den Login ins Portal ermöglicht. Die Registrierung ist freiwillig, aber Voraussetzung für die Nutzung des Online-Buchungssystems. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: E-Mail-Adresse; Name; Vorname; Passwort (verschlüsselt gespeichert, kein Klartextzugang). Zweck ist die Verwaltung von Buchungen und Buchungshistorie. Buchung von Fortbildungs- und Weiterbildungsveranstaltungen; Authentifizierung beim Login. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Buchung

Die Betroffenen können eine Fortbildung buchen. Zweck ist die Abwicklung des Buchungsvertrages; Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung; Nachweis des Zahlungseingangs; bei Bildungsgutscheinen: Abrechnung gegenüber dem jeweiligen Kostenträger sowie Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung der geförderten Maßnahme. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist); bei Abrechnung über Bildungsgutscheine ergänzend § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 81 SGB III (Förderung der beruflichen Weiterbildung durch Bildungsgutscheine) sowie den Abrechnungsvorschriften der Bundesagentur für Arbeit. Die Buchung kann wie folgt geschehen:

(1) Buchung über den Shop (mit registriertem Konto): Registrierte und eingeloggte Nutzer*innen des Buchungsportals können Fortbildungsveranstaltungen der Akademie online buchen. Mit Abschluss der Buchung kommt ein Vertrag über die Teilnahme an der jeweiligen Fortbildung zustande. Die Verantwortliche verarbeitet die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Daten, insbesondere zur Rechnungsstellung und zum Zahlungseingang. In einigen Fällen erfolgt die Finanzierung ganz oder teilweise über Bildungsgutscheine, die von der Bundesagentur für Arbeit oder einem Jobcenter ausgestellt werden; in diesen Fällen sind zusätzliche Daten zur Abrechnung gegenüber dem jeweiligen Kostenträger erforderlich. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; E-Mail-Adresse; ggf. Rechnungsanschrift; gebuchte Veranstaltung (Bezeichnung, Datum, Preis); Zahlungsdaten (Zahlungsart, Zahlungseingang); Rechnungsdaten; bei Abrechnung über Bildungsgutschein zusätzlich: Gutscheinnummer, ausstellender Kostenträger (Bundesagentur für Arbeit oder Jobcenter), Gültigkeitszeitraum, ggf. Angaben zum geförderten Bildungsziel.

(2) Buchung über den Shop (ohne registriertes Konto): Das Buchungsportal der Akademie ermöglicht es, Fortbildungsveranstaltungen auch ohne vorherige Registrierung und ohne Anlage eines dauerhaften Nutzerkontos zu buchen. In diesem Fall werden die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Daten einmalig und transaktionsbezogen erhoben; es entsteht kein dauerhaftes Nutzerprofil. Im Übrigen entspricht der Vorgang der Buchung und Abrechnung durch registrierte Nutzer*innen, einschließlich der Möglichkeit der Abrechnung über Bildungsgutscheine. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; E-Mail-Adresse; Rechnungsanschrift; gebuchte Veranstaltung (Bezeichnung, Datum, Preis); Zahlungsdaten (Zahlungsart, Zahlungseingang); Rechnungsdaten; bei Abrechnung über Bildungsgutschein zusätzlich: Gutscheinnummer, ausstellender Kostenträger (Bundesagentur für Arbeit oder Jobcenter), Gültigkeitszeitraum, ggf. Angaben zum geförderten Bildungsziel.

(3) Buchung als proaktive E-Mail-Anfrage: Interessierte Fachkräfte können Fortbildungsveranstaltungen der Akademie auch ohne Nutzung des Online-Buchungsportals direkt per E-Mail buchen. Die Verantwortliche nimmt die Buchungsanfrage entgegen, bestätigt die Anmeldung und wickelt den Vertrag einschließlich Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung auf diesem Weg ab. Die zur Vertragsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten werden dabei ausschließlich aus der E-Mail-Korrespondenz erhoben. Auch hier besteht die Möglichkeit, dass die Finanzierung ganz oder teilweise über einen Bildungsgutschein erfolgt, was zusätzliche Daten zur Abrechnung gegenüber dem Kostenträger erforderlich macht. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; E-Mail-Adresse; ggf. weitere in der E-Mail-Korrespondenz mitgeteilte Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, Rechnungsanschrift); gebuchte Veranstaltung (Bezeichnung, Datum, Preis); Zahlungsdaten (Zahlungsart, Zahlungseingang); Rechnungsdaten; Kommunikationsinhalte der E-Mail-Korrespondenz; bei Abrechnung über Bildungsgutschein zusätzlich: Gutscheinnummer, ausstellender Kostenträger (Bundesagentur für Arbeit oder Jobcenter), Gültigkeitszeitraum, ggf. Angaben zum geförderten Bildungsziel.

Durchführung staatlich anerkannter Weiterbildungen mit Abschlussprüfung

Die Verantwortliche führt staatlich anerkannte Weiterbildungen für berufserfahrene Fachkräfte aus Gesundheits- und Pflegeberufen durch, u.a. für Leitungskräfte, Praxisanleitende, Schmerzexpertinnen, Diabetesberaterinnen und Palliative Care. Im Rahmen der laufenden Weiterbildung erhebt und verarbeitet sie die Daten der Teilnehmenden, soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Weiterbildung erforderlich ist. Dies umfasst die Dokumentation der Anwesenheit, der Fehlzeiten sowie der im Unterricht und in den praktischen Anteilen erbrachten Leistungen. Diese Daten bilden die Grundlage für die spätere Prüfungszulassung und die Ausstellung von Leistungsnachweisen. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Unterrichtseinheit; Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsvermerk; Grund der Abwesenheit soweit bekannt; kumulierte Fehlzeiten differenziert nach theoretischen und praktischen Anteilen; im Unterricht und in der praktischen Weiterbildung erbrachte Leistungen und Bewertungen je Modul oder Lernabschnitt. Zweck ist die Dokumentation der absolvierten Weiterbildungszeiten und Leistungen; Nachweis der Anwesenheit als Voraussetzung für die spätere Prüfungszulassung; Grundlage für die Ausstellung von Leistungsnachweisen; Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung der Weiterbildung nach den Vorgaben der einschlägigen Weiterbildungs- und Prüfungsverordnungen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. dem Berliner Weiterbildungsgesetz (WbG) vom 3. Juli 1995 sowie den auf seiner Grundlage erlassenen Weiterbildungs- und Prüfungsverordnungen des Landes Berlin.

Durchführung freier Fortbildungen und Seminare

Die Verantwortliche führt im Rahmen ihrer Akademie ein- und mehrtägige Fortbildungsseminare ohne staatliche Abschlussprüfung für Fachkräfte aus Gesundheits- und Pflegeberufen durch. Die Teilnahme erfolgt auf freiwilliger vertraglicher Basis. Im Rahmen der Durchführung erhebt und verarbeitet die Verantwortliche die zur ordnungsgemäßen Abwicklung des Seminarbetriebs erforderlichen Daten der Teilnehmenden, insbesondere zur Dokumentation der Anwesenheit und als Grundlage für die Ausstellung der Teilnahmebescheinigung. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Bezeichnung der Fortbildungsveranstaltung; Anwesenheitsnachweis; ggf. Grund einer Abwesenheit, soweit für die Ausstellung der Teilnahmebescheinigung relevant. Zweck ist der Nachweis der Teilnahme als Grundlage für die Ausstellung der Teilnahmebescheinigung; ordnungsgemäße Abwicklung des Vertragsverhältnisses; ggf. Nachweis der Erfüllung gesetzlicher Fortbildungspflichten gegenüber dem Arbeitgeber der Teilnehmenden, z.B. der 24-stündigen Jahrespflichtfortbildung für Praxisanleitende nach § 4 Absatz 3 PflAPrV. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD; soweit die Fortbildung der Erfüllung einer gesetzlichen Fortbildungspflicht dient, ergänzend § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 4 Absatz 3 PflAPrV oder anderen einschlägigen Normen.

Teilnahmebestätigungen, Zertifikate

(1) Teilnahmebestätigung: Nach erfolgreicher Teilnahme an einer freien Fortbildung oder einem Seminar der Akademie stellt die Verantwortliche den Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung aus. Diese dient dem Nachweis der Teilnahme gegenüber dem jeweiligen Arbeitgeber oder — soweit einschlägig — gegenüber zuständigen Stellen als Nachweis gesetzlicher Fortbildungspflichten. Die hierfür erforderlichen Daten liegen der Verantwortlichen aus dem Buchungsvorgang und der Anwesenheitsdokumentation bereits vor; es werden keine zusätzlichen Daten erhoben. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Bezeichnung und Datum der besuchten Fortbildungsveranstaltung; Umfang der Fortbildung (Stunden/Unterrichtseinheiten); Bestätigung der vollständigen Teilnahme. Zweck ist die Ausstellung des Nachweises über die erfolgte Teilnahme als Grundlage für die Vorlage beim Arbeitgeber oder zur Dokumentation der Erfüllung gesetzlicher Fortbildungspflichten (z.B. 24-stündige Jahrespflichtfortbildung für Praxisanleitende nach § 4 Absatz 3 PflAPrV). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist); soweit die Fortbildung einer gesetzlichen Pflichtfortbildung dient, ergänzend § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 4 Absatz 3 PflAPrV oder anderen einschlägigen Normen.

(2) Zertifikate: Nach erfolgreichem Abschluss einer staatlich anerkannten Weiterbildung und Bestehen der staatlichen Abschlussprüfung stellt die Verantwortliche den Teilnehmenden ein Zeugnis aus und unterstützt ggf. bei der Beantragung der staatlich anerkannten Weiterbildungsbezeichnung beim LAGeSo Berlin. Das Zertifikat bzw. Zeugnis bescheinigt die erworbene Qualifikation und bildet die Grundlage für die Führung der entsprechenden Weiterbildungsbezeichnung. Die hierfür erforderlichen Daten entstammen dem Weiterbildungs- und Prüfungsverfahren; es werden keine zusätzlichen Daten erhoben. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Geburtsdatum; Bezeichnung der abgeschlossenen Weiterbildung; Prüfungsdatum und Prüfungsergebnis; ausgestellte Weiterbildungsbezeichnung; ggf. Angaben für die Beantragung der Berufsbezeichnung beim LAGeSo (Antragsdaten, Nachweis bestandener Prüfung). Zweck ist die Ausstellung des Weiterbildungszeugnisses als Nachweis des erfolgreichen Abschlusses; Dokumentation des Erwerbs der staatlich anerkannten Weiterbildungsbezeichnung; Unterstützung bei der Beantragung der Weiterbildungsbezeichnung beim LAGeSo Berlin; Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflichten gegenüber der zuständigen Behörde. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. dem Berliner Weiterbildungsgesetz (WbG) vom 3. Juli 1995 sowie den auf seiner Grundlage erlassenen Weiterbildungs- und Prüfungsverordnungen des Landes Berlin; ergänzend § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung des Weiterbildungsvertrages) für die vertraglichen Aspekte der Zeugnisausstellung.

Aufbewahrung und Löschung

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Buchungs- und Registrierungsdaten (Nutzerkonto, Gastbuchungsdaten) werden 3 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung oder Nutzung erfolgte. Die Verarbeitung dient der Erfüllung eines Vertrages sowie der Wahrung berechtigter Interessen und beruht auf § 6 Ziffer 5 DSG-EKD sowie ergänzend auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 BGB.
Buchungsverträge und Anmeldebestätigungen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 257 HGB, § 147 AO.
Rechnungen und Zahlungsunterlagen sowie Unterlagen zur Abrechnung von Bildungsgutscheinen (Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB, § 81 SGB III.
Anwesenheitsnachweise und Teilnahmedokumentation bei freien Fortbildungen sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Teilnahmebescheinigung ausgestellt wurde. Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Vertrages und beruht auf § 6 Ziffer 5 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 BGB.
Teilnahmebescheinigungen über freie Fortbildungen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Bescheinigung ausgestellt wurde. Die Verarbeitung dient der Erfüllung des Vertrages sowie der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 5 DSG-EKD sowie ergänzend — soweit gesetzliche Fortbildungspflichten (z.B. § 4 Abs. 3 PflAPrV) nachzuweisen sind — auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 257 HGB.
Anwesenheitsnachweise, Leistungsnachweise und Prüfungsunterlagen bei staatlich anerkannten Weiterbildungen sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Prüfungs- bzw. Ausstellungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. dem Berliner Weiterbildungsgesetz (WbG) vom 3. Juli 1995 sowie den darauf basierenden Weiterbildungs- und Prüfungsverordnungen des Landes Berlin, § 147 AO, § 257 HGB.
Weiterbildungszeugnisse und Zertifikate staatlich anerkannter Weiterbildungen sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Zeugnis ausgestellt wurde. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. WbG Berlin, § 147 AO, § 257 HGB.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche oder sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD).
Einwilligungsprotokolle (z.B. Cookie-Consent) sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des Zwecks aufzubewahren. Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung beruht insoweit auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 Abs. 1 BGB sowie § 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD.

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Ausbildung „Physiotherapie“

Entgegennahme der Bewerbung zur Physiotherapieausbildung

Interessierte Personen können sich für die dreijährige Physiotherapieausbildung an den Wannseeschulen ganzjährig bewerben. Die Bewerbung erfolgt in der Regel über das Online-Bewerbungsformular auf der Website der Physiotherapieschule oder alternativ per E-Mail bzw. per Post. Die Verantwortliche nimmt die Bewerbungsunterlagen entgegen, prüft deren Vollständigkeit und fordert ggf. fehlende Unterlagen nach. Eine inhaltliche Eignungsprüfung findet in diesem Verarbeitungsschritt noch nicht statt; diese ist dem gesondert zu beschreibenden Auswahlverfahren vorbehalten. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, angestrebter Ausbildungsbeginn, Schulabschluss, Status des Vorpraktikums (Nachweis vorhanden / Zusage vorhanden / noch nicht vorhanden), ggf. hochgeladene Bewerbungsunterlagen, ggf. Anmerkungen, Motivationsschreiben mit Berufswahlbegründung; tabellarischer Lebenslauf, ggf. mit Lichtbild; Zeugniskopien (Schulabschluss, ggf. Berufsabschluss, ggf. Arbeitszeugnisse); ärztliches Attest über die gesundheitliche Eignung; Nachweis über ein zweiwöchiges Vorpraktikum (70 Stunden) im Bereich Physiotherapie oder Krankenpflege bzw. Zusage hierfür, Erste-Hilfe-Schein (Grundlehrgang 9 UE, nicht älter als 2 Jahre); erweitertes polizeiliches Führungszeugnis (nicht älter als 3 Monate); ärztliche Bescheinigung über Masernimmunität und ausreichenden Impfschutz gemäß STIKO-Empfehlungen (keine Kopie des Impfausweises, nur Vorlage zur Aktennotiz); Passfoto. Zweck ist die Entgegennahme der Bewerbung; Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Unterlagen; ggf. Nachforderung fehlender Unterlagen; Vorbereitung des Auswahlverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Vertragsanbahnung auf Verlangen der betroffenen Person) i.V.m. §§ 5, 6 MPhG sowie der Ausbildungs- und Prüfungsverordnung für Physiotherapeuten (PhysTh-APrV); für das ärztliche Eignungsattest und den Impfnachweis zusätzlich § 13 Absatz 2 DSG-EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten – Gesundheitsdaten) sowie § 20 Absatz 9 IfSG (Masernschutz).

Auswahlverfahren/Bewerbungs-Assessment-Center

Nach Eingang und Vollständigkeitsprüfung der Bewerbungsunterlagen lädt die Verantwortliche geeignete Bewerberinnen zu einem Auswahlverfahren ein, das aus zwei Teilen besteht: einem schriftlichen Teil zur Überprüfung von Grundkenntnissen sowie einer praktischen Sporteinheit zur Feststellung der körperlichen Eignung. Beide Teile werden von geschultem Personal der Verantwortlichen beobachtet und bewertet. Auf Grundlage der Gesamtergebnisse trifft die Verantwortliche eine Auswahlentscheidung und erteilt den Bewerberinnen eine Zu- oder Absage. Die im Auswahlverfahren erhobenen Daten werden ausschließlich für die Auswahlentscheidung verarbeitet und bei Absage nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Ort des Auswahlverfahrens; Ergebnisse des schriftlichen Teils (Antworten, Bewertung, Gesamtpunktzahl); Beobachtungen und Bewertungen aus der Sporteinheit (Leistungsfähigkeit, Beweglichkeit, Koordination o.ä.); Gesamtbewertung durch das geschulte Personal; Auswahlentscheidung (Zu- oder Absage); ggf. Begründung der Absage. Zweck ist die Feststellung der fachlichen Grundkenntnisse und der körperlichen Eignung für die Physiotherapieausbildung; Vergleich der Bewerber*innen untereinander als Grundlage der Auswahlentscheidung; Erteilung von Zu- und Absagen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Vertragsanbahnung auf Verlangen der betroffenen Person) i.V.m. § 5 MPhG (Zugangsvoraussetzungen zur Physiotherapieausbildung, insbesondere gesundheitliche Eignung).

Abschluss des Ausbildungsvertrages

Nach erfolgreich abgeschlossenem Auswahlverfahren schließt die Verantwortliche mit den zugelassenen Bewerberinnen einen Ausbildungsvertrag über die dreijährige Physiotherapieausbildung. Da das MPhG — anders als das PflBG — keine eigenständige gesetzliche Regelung des Ausbildungsvertrages enthält, richtet sich dieser nach allgemeinem Zivilrecht. Die Verantwortliche erhebt und verarbeitet die zum Vertragsschluss erforderlichen Daten. Bei Minderjährigen ist die Zustimmung der gesetzlichen Vertreterinnen einzuholen und zu dokumentieren. Da die Wannseeschulen über das KHG finanziert werden und die Auszubildenden eine Ausbildungsvergütung erhalten, sind zudem vergütungsrelevante Daten zu erfassen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Geburtsdatum; Anschrift; bei Minderjährigen: Name, Vorname und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter*innen sowie Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag; Ausbildungsbeginn und voraussichtliche Ausbildungsdauer; Angaben zur Ausbildungsvergütung (Ausbildungsjahr, Vergütungshöhe); Bankverbindung für die Vergütungsauszahlung; ggf. Steueridentifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer für die Lohnabrechnung; Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag. Zweck ist der Abschluss und Dokumentation des Ausbildungsvertrages; Begründung des Ausbildungsverhältnisses; Festlegung der Vergütung; Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung; Erfüllung der Informationspflichten gegenüber der zuständigen Behörde (LAGeSo Berlin). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Begründung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist) i.V.m. §§ 145 ff. BGB (Vertragsschluss) sowie § 5 MPhG (Zugangsvoraussetzungen zur Ausbildung) und § 9 MPhG (Ausbildungsdauer und -inhalte); bei Minderjährigen ergänzend §§ 107, 108 Absatz 2 BGB (Zustimmung der gesetzlichen Vertreter*innen); für vergütungs- und sozialversicherungsrechtliche Daten zusätzlich § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. den einschlägigen Vorschriften des Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

Ausbildungsvergütung und Finanzierung über den KHG-Ausgleichsfonds (Physiotherapie)

Die Verantwortliche zahlt den Auszubildenden der Physiotherapieausbildung eine monatliche Ausbildungsvergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie (AVR Diakonie). Die Finanzierung dieser Vergütung sowie der Schulkosten erfolgt über das gesetzlich geregelte Ausgleichsfondsverfahren nach § 17a KHG: Alle Krankenhäuser — ausbildende wie nicht ausbildende — stellen ihren Patient*innen bzw. deren Sozialleistungsträgern (in der Regel den gesetzlichen Krankenkassen) je Krankenhausfall einen Ausbildungszuschlag in Rechnung und führen diesen an den von der Landeskrankenhausgesellschaft Berlin verwalteten Ausgleichsfonds ab. Aus diesem Fonds erhalten die mit den Wannseeschulen kooperierenden Krankenhäuser monatliche Ausgleichszuweisungen, die auch die auf die Schule entfallenden Ausbildungskosten und Vergütungsanteile umfassen und von diesen auf Grundlage der Kooperationsvereinbarungen an die Verantwortliche weitergeleitet werden. Die Krankenkassen sind damit als Sozialleistungsträger die eigentliche Finanzierungsquelle des Systems, auch wenn der Geldfluss über den Ausgleichsfonds und die Landeskrankenhausgesellschaft als Zwischenstellen verläuft. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Auszubildenden findet dabei auf zwei Ebenen statt: bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei der Meldung von Auszubildendenzahlen für die Berechnung des Ausbildungsbudgets. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Ausbildungsjahr; Ausbildungsvergütung je Ausbildungsjahr nach AVR Diakonie; Bankverbindung; Sozialversicherungsnummer; Steueridentifikationsnummer; Steuerklasse; monatliche Lohnabrechnungsdaten (Brutto- und Nettovergütung, Abzüge, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung); Beginn und ggf. Ende des Ausbildungsverhältnisses; ggf. Unterbrechungen des Ausbildungsverhältnisses; im Rahmen der Budgetmeldung: Anzahl der Auszubildenden je Ausbildungsjahrgang (in der Regel aggregiert, nicht personenbezogen, ggf. jedoch mit Rückschlussmöglichkeit auf Einzelpersonen bei kleinen Jahrgängen). Zweck ist die monatliche Auszahlung der Ausbildungsvergütung; Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer; Meldung der Auszubildendenzahlen als Grundlage für die Berechnung des Ausbildungsbudgets nach § 17a Absatz 3 KHG; Sicherstellung der ordnungsgemäßen Mittelverwendung im Rahmen des KHG-Ausgleichsfondsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung des Ausbildungsvertrages) für die Auszahlung der Vergütung; § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 17a KHG (Finanzierung von Ausbildungskosten und -vergütungen über den Ausgleichsfonds, gespeist durch Ausbildungszuschläge der Krankenhäuser gegenüber den Sozialleistungsträgern/Krankenkassen), den einschlägigen Vorschriften des Sozialversicherungsrechts (SGB IV, SGB V) sowie des Steuerrechts (EStG, LStDV) für Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen; AVR Diakonie als arbeitsvertragliche Grundlage der Vergütungshöhe.

Praktika bei Kooperationspartnern

Die dreijährige Physiotherapieausbildung umfasst neben dem theoretischen und praktischen Unterricht an der Schule eine praktische Ausbildung am Patienten im Umfang von 1.600 Stunden, die in den Kliniken und Einrichtungen der Kooperationspartner der Wannseeschulen stattfindet. Die Lehrenden der Verantwortlichen stehen dabei in engem Kontakt mit den Praxisstellen und begleiten die Auszubildenden. Am Ende der praktischen Ausbildung stellt die Praxisstelle eine gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme aus und übermittelt diese an die Schule. Im Rahmen der laufenden Begleitung tauscht die Verantwortliche mit den Kooperationspartnern zudem ausbildungsrelevante Informationen zu Anwesenheiten, Fehlzeiten und Leistungsstand der Auszubildenden aus. Diese Daten sind Grundlage für die spätere Prüfungszulassung. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; zugeordnete Praxisstelle und Einsatzzeitraum; Anwesenheits- und Fehlzeitennachweis während der praktischen Ausbildung; Angaben zur Überschreitung zulässiger Fehlzeiten nach § 4 Absatz 3 MPhG i.V.m. PhysTh-APrV; Leistungsstand und -beurteilungen durch die Praxisstelle; Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme nach Anlage 4 PhysTh-APrV; ggf. Informationen über Ausbildungsschwierigkeiten oder -gefährdungen; Kommunikationsinhalte im Rahmen der Begleitung durch Lehrende der Schule. Zweck ist die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung der praktischen Ausbildung am Patienten; laufende Begleitung und Unterstützung der Auszubildenden durch die Lehrenden der Schule; Koordination zwischen Theorie und Praxis; Überwachung der Fehlzeiten im Hinblick auf die Zulassungsvoraussetzungen zur staatlichen Abschlussprüfung; Entgegennahme der gesetzlich vorgeschriebenen Teilnahmebescheinigung als Prüfungszulassungsunterlage. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 9 MPhG (Ausbildungsinhalte und Umfang der praktischen Ausbildung), § 4 Absatz 3 MPhG (zulässige Fehlzeiten), § 1 Absatz 1 und 3 PhysTh-APrV i.V.m. Anlage 4 PhysTh-APrV (Bescheinigungspflicht über regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme) sowie § 2 Absatz 1 Nr. 1 PhysTh-APrV i.V.m. § 4 Absatz 2 Nr. 2 MPhG (Vorlage der Bescheinigung als Voraussetzung für die Prüfungszulassung).

Führung von Anwesenheitsnachweisen/Unterrichtsdokumentation (Physiotherapie) / „Klassenbuch“

Die Verantwortliche dokumentiert für jede Auszubildende und jeden Auszubildenden der Physiotherapieausbildung die Anwesenheit und Fehlzeiten im theoretischen und praktischen Unterricht. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Führung eines Klassenbuches besteht im MPhG und der PhysTh-APrV nicht; die Dokumentationspflicht ergibt sich jedoch mittelbar zwingend daraus, dass am Ende der Ausbildung eine Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme nach Anlage 4 PhysTh-APrV ausgestellt werden muss, die auch Angaben zu etwaigen über die zulässigen Grenzen hinausgehenden Fehlzeiten enthalten muss. Ohne laufende Anwesenheitsdokumentation ist diese Bescheinigung nicht rechtssicher ausstellbar. Die Dokumentation dient zudem als Grundlage für die spätere Prüfungszulassung. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Unterrichtseinheit bzw. Ausbildungsabschnitt; Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsvermerk; Grund der Abwesenheit soweit bekannt; kumulierte Fehlzeiten im theoretischen und praktischen Unterricht; Feststellung, ob die nach § 4 Absatz 3 MPhG zulässigen Fehlzeiten überschritten wurden. Zweck ist die laufende Dokumentation der absolvierten Ausbildungszeiten als Grundlage für die Bescheinigung nach Anlage 4 PhysTh-APrV; Überwachung der Fehlzeiten im Hinblick auf die gesetzlich zulässigen Grenzen nach § 4 Absatz 3 MPhG; Sicherstellung der Voraussetzungen für die Prüfungszulassung nach § 2 Absatz 1 Nr. 2 PhysTh-APrV. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 1 Absatz 4 PhysTh-APrV i.V.m. Anlage 4 PhysTh-APrV (Bescheinigungspflicht über regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme einschließlich Fehlzeitenangabe), § 4 Absatz 3 MPhG (zulässige Fehlzeiten) sowie § 2 Absatz 1 Nr. 2 PhysTh-APrV (Vorlage der Bescheinigung als Zulassungsvoraussetzung zur staatlichen Abschlussprüfung).

Aufbewahrung und Löschung

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Bewerbungsunterlagen nicht aufgenommener Bewerber*innen werden 6 Monate aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitpunkt des Zugangs der Absage. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus der Fristenregelung in § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich der Zeit, nach der der Eingang einer Beschwerde nicht mehr erwartet werden kann.
Unterlagen des Auswahlverfahrens (Assessment Center: schriftliche Testergebnisse, Auswertungen der Sporteinheit, Auswahlentscheidung) aufgenommener Auszubildender gehen in die Ausbildungsakte über. Bei nicht aufgenommenen Bewerber*innen gilt die vorstehende Frist von 6 Monaten entsprechend.
Aufnahmeunterlagen und Ausbildungsakte (Schulabschlusszeugnis, Vorpraktikumsnachweis, ärztliches Gesundheitszeugnis nach § 5 MPhG, einfaches Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Schein, Ausbildungsvertrag) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Ausbildungsverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 5, 6 MPhG, §§ 195, 199 BGB, § 147 AO. Das ärztliche Gesundheitszeugnis ist als Gesundheitsdatum im Sinne des § 11 DSG-EKD gesondert zu sichern; die Verarbeitung beruht insoweit zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD.
Die Aktennotiz über die Vorlage des Masernimpfnachweises nach § 20 Abs. 9 IfSG ist für die Dauer des Ausbildungsverhältnisses zuzüglich 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Ausbildungsverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 20 Abs. 9 IfSG; als Gesundheitsdatum zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD.
Anwesenheitsnachweise und Unterrichtsdokumentation sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Ausbildungsjahr geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 4 Abs. 3 MPhG, § 1 Abs. 4 PhysTh-APrV i.V.m. Anlage 4 PhysTh-APrV.
Die Teilnahmebescheinigung der Praxisstelle über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme an der praktischen Ausbildung nach Anlage 4 PhysTh-APrV ist 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ausstellungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 2 PhysTh-APrV, § 4 Abs. 3 MPhG.
Prüfungsunterlagen der staatlichen Abschlussprüfung (Zulassungsanträge, Prüfungsniederschriften, schriftliche Aufsichtsarbeiten, Prüfungszeugnis) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Prüfungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 2 ff. PhysTh-APrV, § 147 AO, § 257 HGB.
Lohn- und Vergütungsunterlagen sowie Unterlagen zur KHG-Ausgleichsfondsfinanzierung sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 17a KHG, § 147 AO, § 257 HGB, SGB IV.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche oder sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs oder des Wegfalls des Zwecks. Die Verarbeitung beruht insoweit auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 Abs. 1 BGB sowie § 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD.

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Ausbildung „Ergotherapie“

Entgegennahme der Bewerbung zur Ergotherapieausbildung

Interessierte Personen können sich für die dreijährige Ergotherapieausbildung an den Wannseeschulen jederzeit bewerben. Die Bewerbung erfolgt entweder über das Online-Bewerbungsformular auf der Website der Ergotherapieschule oder alternativ per E-Mail. Die Verantwortliche nimmt die Bewerbungsunterlagen entgegen, prüft deren Vollständigkeit und fordert ggf. fehlende Unterlagen nach. Weitere Unterlagen, die zum Schutz der zu behandelnden Patient*innen und aus gesetzlichen Gründen erforderlich sind (ärztliches Gesundheitszeugnis, Führungszeugnis, Impfnachweise), werden erst nach einer Zusage eines Ausbildungsplatzes angefordert. Eine inhaltliche Eignungsprüfung findet in diesem Verarbeitungsschritt noch nicht statt; diese ist dem gesondert zu beschreibenden Auswahlverfahren vorbehalten. Hierbei werden grundsätzlich folgende Daten verarbeitet: Vorname, Nachname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, angestrebter Ausbildungsbeginn, Schulabschluss, Status des vierwöchigen Vorpraktikums in einer Ergotherapie-Abteilung (Nachweis vorhanden / Zusage vorhanden / noch nicht vorhanden), ggf. hochgeladene Bewerbungsunterlagen, ggf. Anmerkungen, Bewerbungsschreiben mit Berufswahlbegründung und Angabe, wie der Beruf kennengelernt wurde; tabellarischer Lebenslauf, ggf. mit Lichtbild; Nachweis über ein vierwöchiges Vorpraktikum in einer Ergotherapie-Abteilung bzw. Zusage hierfür; letztes Schulzeugnis; ggf. Nachweise über Berufsausbildung, Studienabschlüsse oder weitere Praktika. Bei Schulabschluss in einem nicht deutschsprachigen Land zusätzlich werden noch folgende Daten verarbeitet: Sprachzertifikat (mindestens B2-Niveau) sowie Bescheinigung der Anerkennung des mittleren Bildungsabschlusses durch den Berliner Senat. Bei Bewerber*innen aus Nicht-EU-Ländern werden noch folgende Daten verarbeitet: Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung. Erst nach Zusage eines Ausbildungsplatzes zusätzlich werden noch folgende Daten abgefragt: ärztliches Gesundheitszeugnis; einfaches Führungszeugnis (nicht erweitertes, da ErgThG kein erweitertes Führungszeugnis vorschreibt); beglaubigte Zeugniskopien; Impfnachweise gemäß § 20 Absatz 9 IfSG. Zweck ist jeweils die Entgegennahme der Bewerbung; Vollständigkeitsprüfung der eingereichten Unterlagen; ggf. Nachforderung fehlender Unterlagen; Vorbereitung des Auswahlverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Vertragsanbahnung auf Verlangen der betroffenen Person) i.V.m. §§ 5, 6 ErgThG (Zugangsvoraussetzungen zur Ergotherapieausbildung) sowie § 1 ErgThAPrV; für das ärztliche Gesundheitszeugnis und die Impfnachweise zusätzlich § 13 Absatz 2 DSG-EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten – Gesundheitsdaten) sowie § 20 Absatz 9 IfSG (Masernschutz); für Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen bei Bewerber*innen aus Nicht-EU-Ländern ergänzend § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. den einschlägigen Vorschriften des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG).

Auswahlverfahren/Bewerbung

Nach Eingang und Vollständigkeitsprüfung der Bewerbungsunterlagen prüft die Verantwortliche alle Bewerbungen sorgfältig und lädt geeignete Bewerberinnen ggf. zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch ein, um diese kennenzulernen. Sollten nach der Auswertung mehr Bewerberinnen gleich gute Ergebnisse erzielen als Ausbildungsplätze zur Verfügung stehen, entscheidet das Los über die Vergabe der Ausbildungsplätze. Eine Warteliste wird nicht geführt. Auf Grundlage des Gesamtergebnisses erteilt die Verantwortliche den Bewerber*innen eine Zu- oder Absage. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Ort des Bewerbungsgesprächs; interne Auswertungsvermerke zu den Bewerbungsunterlagen; Gesprächsnotizen und Bewertungen aus dem Bewerbungsgespräch; Gesamtbewertung als Grundlage der Auswahlentscheidung; ggf. Ergebnis des Losverfahrens; Auswahlentscheidung (Zu- oder Absage); ggf. Begründung der Absage. Zweck ist die Prüfung der fachlichen und persönlichen Eignung der Bewerberinnen für die Ergotherapieausbildung; Vergleich der Bewerberinnen untereinander als Grundlage der Auswahlentscheidung; Durchführung des Losverfahrens bei Gleichstand; Erteilung von Zu- und Absagen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Vertragsanbahnung auf Verlangen der betroffenen Person) i.V.m. § 5 ErgThG (Zugangsvoraussetzungen zur Ergotherapieausbildung).

Abschluss Ausbildungsvertrag

Nach erfolgreich abgeschlossenem Auswahlverfahren schließt die Verantwortliche mit den zugelassenen Bewerberinnen einen Ausbildungsvertrag über die dreijährige Ergotherapieausbildung. Da das ErgThG — ebenso wie das MPhG — keine eigenständige gesetzliche Regelung des Ausbildungsvertrages enthält, richtet sich dieser nach allgemeinem Zivilrecht. Im Zuge des Vertragsschlusses werden die hierfür erforderlichen persönlichen Daten der Auszubildenden erhoben. Zum Vertragsschluss werden zudem erstmals die nach der Bewerbungsphase zurückgestellten gesundheits- und sicherheitsrelevanten Unterlagen angefordert (ärztliches Gesundheitszeugnis, einfaches Führungszeugnis, beglaubigte Zeugniskopien, Impfnachweise). Da die Wannseeschulen über das KHG finanziert werden und die Auszubildenden eine Ausbildungsvergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie erhalten, sind zudem vergütungsrelevante Daten zu erfassen. Bei Minderjährigen ist die Zustimmung der gesetzlichen Vertreterinnen einzuholen und zu dokumentieren. Hierbei werden grundsätzlich folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Geburtsdatum; Anschrift; bei Minderjährigen: Name, Vorname und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter*innen sowie Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag; Ausbildungsbeginn und voraussichtliche Ausbildungsdauer; Angaben zur Ausbildungsvergütung je Ausbildungsjahr nach AVR Diakonie; Bankverbindung für die Vergütungsauszahlung; Sozialversicherungsnummer; Steueridentifikationsnummer; Steuerklasse; Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag. Zum Vertragsschluss erstmals einzureichende Unterlagen sind i.d.R.: ärztliches Gesundheitszeugnis (Gesundheitsdaten nach § 11 DSG-EKD); einfaches Führungszeugnis; beglaubigte Kopien der Zeugnisse; Impfnachweise nach § 20 Absatz 9 IfSG (Aktennotiz über Vorlage, keine Kopie des Impfausweises). Zweck der Verarbeitung ist der Abschluss und Dokumentation des Ausbildungsvertrages; Begründung des Ausbildungsverhältnisses; Festlegung der Vergütung; Prüfung der gesundheitlichen Eignung und der persönlichen Zuverlässigkeit vor Ausbildungsbeginn; Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung; ggf. Erfüllung von Informationspflichten gegenüber der zuständigen Behörde (LAGeSo Berlin). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist) i.V.m. §§ 145 ff. BGB (Vertragsschluss) sowie § 5 ErgThG (Zugangsvoraussetzungen zur Ergotherapieausbildung) und § 4 ErgThG (Ausbildungsinhalte); bei Minderjährigen ergänzend §§ 107, 108 Absatz 2 BGB (Zustimmung der gesetzlichen Vertreter*innen); für das ärztliche Gesundheitszeugnis und den Impfnachweis zusätzlich § 13 Absatz 2 DSG-EKD (besondere Kategorien personenbezogener Daten – Gesundheitsdaten) sowie § 20 Absatz 9 IfSG (Masernschutz); für vergütungs- und sozialversicherungsrechtliche Daten § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. den einschlägigen Vorschriften des Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

Ausbildungsvergütung und Finanzierung über den KHG-Ausgleichsfonds (Ergotherapie)

Die Verantwortliche zahlt den Auszubildenden der Ergotherapieausbildung eine monatliche Ausbildungsvergütung, deren Höhe sich nach den Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie (AVR Diakonie) richtet. Die Finanzierung dieser Vergütung sowie der Schulkosten erfolgt über das gesetzlich geregelte Ausgleichsfondsverfahren nach § 17a KHG: Alle Krankenhäuser — ausbildende wie nicht ausbildende — stellen ihren Patient*innen bzw. deren Sozialleistungsträger (in der Regel den gesetzlichen Krankenkassen) je Krankenhausfall einen Ausbildungszuschlag in Rechnung und führen diesen an den von der Landeskrankenhausgesellschaft Berlin verwalteten Ausgleichsfonds ab. Die Krankenkassen sind damit als Sozialleistungsträger die eigentliche Finanzierungsquelle des Systems. Aus dem Ausgleichsfonds erhalten die mit den Wannseeschulen kooperierenden Krankenhäuser monatliche Ausgleichszuweisungen, die auch die auf die Schule entfallenden Ausbildungskosten und Vergütungsanteile umfassen und auf dieser Grundlage an die Verantwortliche weitergeleitet werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Auszubildenden findet dabei auf zwei Ebenen statt: bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei der Meldung von Auszubildendenzahlen für die Berechnung des Ausbildungsbudgets. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Ausbildungsjahr; Ausbildungsvergütung je Ausbildungsjahr nach AVR Diakonie; Bankverbindung; Sozialversicherungsnummer; Steueridentifikationsnummer; Steuerklasse; monatliche Lohnabrechnungsdaten (Brutto- und Nettovergütung, Abzüge, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung); Beginn und ggf. Ende des Ausbildungsverhältnisses; ggf. Unterbrechungen des Ausbildungsverhältnisses; im Rahmen der Budgetmeldung: Anzahl der Auszubildenden je Ausbildungsjahrgang (in der Regel aggregiert, nicht personenbezogen, ggf. jedoch mit Rückschlussmöglichkeit auf Einzelpersonen bei kleinen Jahrgängen). Zweck ist die monatliche Auszahlung der Ausbildungsvergütung; Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer; Meldung der Auszubildendenzahlen als Grundlage für die Berechnung des Ausbildungsbudgets nach § 17a Absatz 3 KHG; Sicherstellung der ordnungsgemäßen Mittelverwendung im Rahmen des KHG-Ausgleichsfondsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung des Ausbildungsvertrages) für die Auszahlung der Vergütung; § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 17a KHG (Finanzierung von Ausbildungskosten und -vergütungen über den Ausgleichsfonds, gespeist durch Ausbildungszuschläge der Krankenhäuser gegenüber den Krankenkassen als Sozialleistungsträger), den einschlägigen Vorschriften des Sozialversicherungsrechts (SGB IV, SGB V) sowie des Steuerrechts (EStG, LStDV) für Lohnabrechnung und Sozialversicherungsmeldungen; AVR Diakonie als arbeitsvertragliche Grundlage der Vergütungshöhe.

Praktika bei Kooperationspartnern

Die dreijährige Ergotherapieausbildung umfasst neben dem theoretischen und praktischen Unterricht an der Schule eine praktische Ausbildung, die in Krankenhäusern und anderen geeigneten Einrichtungen der Kooperationspartner der Wannseeschulen stattfindet. Die praktische Ausbildung in den einzelnen Fachbereichen — darunter psychosozialer, motorisch-funktioneller und arbeitstherapeutischer Bereich — hat unter der Anleitung von Ergotherapeut*innen stattzufinden. Die Lehrenden der Schule begleiten die Auszubildenden während der Praxiseinsätze und stehen in engem Kontakt mit den Kooperationspartnern. Am Ende der praktischen Ausbildung stellt die Praxisstelle eine gesetzlich vorgeschriebene Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme aus und übermittelt diese an die Schule. Im Rahmen der laufenden Begleitung tauscht die Verantwortliche mit den Kooperationspartnern ausbildungsrelevante Informationen zu Anwesenheiten, Fehlzeiten und Leistungsstand der Auszubildenden aus. Hierbei werden folgen de Daten verarbeitet: Name, Vorname; zugeordnete Praxisstelle, Fachbereich und Einsatzzeitraum; Anwesenheits- und Fehlzeitennachweis während der praktischen Ausbildung; Angaben zur Überschreitung zulässiger Fehlzeiten nach § 4 Absatz 3 ErgThG i.V.m. ErgThAPrV; Leistungsstand und -beurteilungen durch die Praxisstelle; Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme nach Anlage 2 ErgThAPrV; ggf. Informationen über Ausbildungsschwierigkeiten oder -gefährdungen; Kommunikationsinhalte im Rahmen der Begleitung durch Lehrende der Schule. Zweck ist die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung der praktischen Ausbildung in den verschiedenen ergotherapeutischen Fachbereichen; laufende Begleitung und Unterstützung der Auszubildenden durch die Lehrenden der Schule; Koordination zwischen Theorie und Praxis; Überwachung der Fehlzeiten im Hinblick auf die Zulassungsvoraussetzungen zur staatlichen Abschlussprüfung; Entgegennahme der gesetzlich vorgeschriebenen Teilnahmebescheinigung als Prüfungszulassungsunterlage. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 4 ErgThG (Ausbildungsinhalte und Umfang der praktischen Ausbildung), § 4 Absatz 3 ErgThG (zulässige Fehlzeiten), § 1 Absatz 1 und 2 ErgThAPrV i.V.m. Anlage 2 ErgThAPrV (Bescheinigungspflicht über regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme einschließlich Fehlzeitenangabe) sowie § 2 Absatz 1 Nr. 1 ErgThG i.V.m. § 2 ErgThAPrV (Vorlage der Bescheinigung als Voraussetzung für die Prüfungszulassung).

Führung von Anwesenheitsnachweisen/Unterrichtsdokumentation (Ergotherapie) / „Klassenbuch“

Die Verantwortliche dokumentiert für jede Auszubildende und jeden Auszubildenden der Ergotherapieausbildung die Anwesenheit und Fehlzeiten im theoretischen und praktischen Unterricht. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Führung eines Klassenbuches besteht im ErgThG und der ErgThAPrV nicht; die Dokumentationspflicht ergibt sich jedoch mittelbar zwingend daraus, dass am Ende der Ausbildung eine Bescheinigung über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme nach Anlage 2 ErgThAPrV ausgestellt werden muss, die auch Angaben zu etwaigen über die zulässigen Grenzen hinausgehenden Fehlzeiten enthalten muss. Ohne laufende Anwesenheitsdokumentation ist diese Bescheinigung nicht rechtssicher ausstellbar. Die Dokumentation dient zudem als Grundlage für die spätere Prüfungszulassung. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Datum und Unterrichtseinheit bzw. Ausbildungsabschnitt; Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsvermerk; Grund der Abwesenheit soweit bekannt; kumulierte Fehlzeiten im theoretischen und praktischen Unterricht; Feststellung, ob die nach § 4 Absatz 3 ErgThG zulässigen Fehlzeiten überschritten wurden. Zweck ist die laufende Dokumentation der absolvierten Ausbildungszeiten als Grundlage für die Bescheinigung nach Anlage 2 ErgThAPrV; Überwachung der Fehlzeiten im Hinblick auf die gesetzlich zulässigen Grenzen nach § 4 Absatz 3 ErgThG; Sicherstellung der Voraussetzungen für die Prüfungszulassung nach § 2 ErgThAPrV. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. § 1 Absatz 3 ErgThAPrV i.V.m. Anlage 2 ErgThAPrV (Bescheinigungspflicht über regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme einschließlich Fehlzeitenangabe), § 4 Absatz 3 ErgThG (zulässige Fehlzeiten) sowie § 2 ErgThAPrV (Vorlage der Bescheinigung als Zulassungsvoraussetzung zur staatlichen Abschlussprüfung).

Aufbewahrung und Löschung

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Bewerbungsunterlagen nicht aufgenommener Bewerber*innen sowie das Losverfahrensprotokoll bei Gleichstand werden 6 Monate aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitpunkt des Zugangs der Absage. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus der Fristenregelung in § 15 Abs. 4 AGG zuzüglich der Zeit, nach der der Eingang einer Beschwerde nicht mehr erwartet werden kann.
Aufnahmeunterlagen und Ausbildungsakte (Schulabschlusszeugnis, Vorpraktikumsnachweis vier Wochen Ergotherapie, ärztliches Gesundheitszeugnis nach § 5 ErgThG, einfaches Führungszeugnis, ggf. Sprachzertifikat B2, ggf. Aufenthaltsgenehmigung, Ausbildungsvertrag) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Ausbildungsverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 5, 6 ErgThG, §§ 195, 199 BGB, § 147 AO. Das ärztliche Gesundheitszeugnis ist als Gesundheitsdatum im Sinne des § 11 DSG-EKD gesondert zu sichern; die Verarbeitung beruht insoweit zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD. Hinweis: Das ErgThG sieht nur ein einfaches Führungszeugnis vor; die Erhebung eines erweiterten Führungszeugnisses wäre mangels Rechtsgrundlage nicht zulässig.
Die Aktennotiz über die Vorlage des Masernimpfnachweises nach § 20 Abs. 9 IfSG ist für die Dauer des Ausbildungsverhältnisses zuzüglich 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das Ausbildungsverhältnis geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 20 Abs. 9 IfSG; als Gesundheitsdatum zusätzlich auf § 13 Abs. 2 DSG-EKD.
Anwesenheitsnachweise und Unterrichtsdokumentation sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Ausbildungsjahr geendet hat. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 4 Abs. 3 ErgThG, § 1 Abs. 3 ErgThAPrV i.V.m. Anlage 2 ErgThAPrV.
Die Teilnahmebescheinigung der Praxisstelle über die regelmäßige und erfolgreiche Teilnahme an der praktischen Ausbildung von 1.700 Stunden nach Anlage 2 ErgThAPrV ist 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ausstellungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 2 ErgThAPrV, § 4 Abs. 3 ErgThG.
Prüfungsunterlagen der staatlichen Abschlussprüfung (Zulassungsanträge, Prüfungsniederschriften, schriftliche Aufsichtsarbeiten, Prüfungszeugnis) sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Prüfungsdatum. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. §§ 2 ff. ErgThAPrV, § 147 AO, § 257 HGB.
Lohn- und Vergütungsunterlagen sowie Unterlagen zur KHG-Ausgleichsfondsfinanzierung sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 17a KHG, § 147 AO, § 257 HGB, SGB IV.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche oder sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs oder des Wegfalls des Zwecks. Die Verarbeitung beruht insoweit auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD i.V.m. §§ 195, 199 Abs. 1 BGB sowie § 31 Abs. 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD.

Empfänger von Daten aus dem Schulbetrieb

Behörden der Finanzverwaltung:

Gerichte:

Als Empfängerkategorie werden Gerichte benannt, die in Wahrnehmung berechtigter Interessen der Verantwortlichen auch personenbezogenen Daten der Betroffenen erhalten, etwa in gerichtlichen Auseinandersetzungen (z.B. Schadenersatzklage, …)

Staatsanwaltschaften/Polizei:

Als Empfängerkategorie werden Staatsanwaltschaften/Polizei benannt, die auf Grundlage von strafprozessualen oder gefahrenabwehrrechtlichen Vorschriften heraus, Zugriff auf bestimmte Daten erhalten.

Aktenvernichtungsunternehmen:

Als Empfängerkategorie werden Aktenvernichtungsunternehmen aus dem Verbund „GdW Aktenvernichtung“ benannt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt werden.

Jugendamt (bei minderjährigen Betroffenen, soweit erforderlich nach § 4 Absatz 3 KKG)

Als Empfängerkategorie wird das „Jugendamt“ genannt, das im Fall eines Verdachts von Missbrauch an minderjährigen Schüler*innen ggf. informiert wird.

Sorgeberechtigte

Als Empfängerkategorie werden Sorgeberechtigte, i.d.R. Eltern, genannt, mit denen kommuniziert wird, soweit es erforderlich ist, um schulische Angelegenheiten von minderjährigen Schüler*innen zu besprechen.

Kooperationspartner (Träger der Ausbildung):

Als Empfängerkategorie werden die Kooperationspartner, die Träger der Ausbildung sind, genannt, mit denen eine fortlaufende, ausbildungsrelevante Kommunikation stattfindet.

Ausgleichsfonds des Landes Berlin gemäß § 26 PflBG:

Als Empfängerkategorie wird der Ausgleichsfonds des Landes Berlin genannt, mit denen Kommunikation zur Ausbildungsvergütung stattfindet.

Soon‑Lernplattform (Moodle‑Hosting durch Soon‑Systems):

Es wird die Lernplattform „Soon‑Lernplattform“ (Learning‑Management‑System auf Basis der Open‑Source‑Software „Moodle“) der Soon-Systems GmbH (Deutschland) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde.

Microsoft:

Microsoft-365 (Cloud, Software)

Microsoft-Teams (Projektmanagement)

Microsoft-Teams (Videokonferenz)

Microsoft-CoPilot (KI-System)

Microsoft Exchange Online / Microsoft 365 (E-Mail-Provider)

Zoom:

easySoft:

Es wird die Software „easySoft“ für Bildungs‑, Qualifikations‑ und Seminarmanagement der easySoft. GmbH (Deutschland) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde.

Landesamt für Gesundheit und Soziales – LAGeSo:

Das Landesamt für Gesundheit und Soziales – LAGeSo wird, soweit Informations- und Rechenschaftspflichten bestehen, informiert.

Meta:

Facebook (Unternehmensseite)

Instagram (Unternehmensseite)

Instagram (Medienaufnahmen)

LinkedIn:

LinkedIn (Unternehmensseite)

LinkedIn (Medienaufnahmen)

TikTok:

TikTok (Unternehmensseite)

TikTok (Medienaufnahmen)

Google:

YouTube (Grundsatz): YouTube ist ein Portal, auf dem Videos gezeigt werden.

YouTube (eigener Kanal): Die Verantwortliche betreibt einen eigenen YouTube-Kanal.

YouTube (Medienaufnahmen): Die Verantwortliche veröffentlicht hier Videos, die die Betroffenen zeigen.

D Datenverarbeitung bei Lieferant*innen

Datenverarbeitung

Anbahnung des Vertrages

Die Betroffenen und die Verantwortliche treten in Erstkontakt. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche alle Daten, die die Betroffenen freiwillig zur Verfügung stellen. Das sind häufig die Kontaktdaten (Name, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer) sowie die Kommunikationsdaten (Schilderung des Inhalts, Gesprächsnotizen, Formulareinträge). Die Verantwortliche erstellt auf dieser Grundlage ein Angebot und speichert diese Daten. Zweck ist die Anbahnung bzw. Begründung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Durchführung des Vertrages

Beide Seiten erfüllen den Vertrag, soweit er zustandekommt. Hierbei erhebt die Verantwortliche die weiteren Kommunikations- und Abrechnungsdaten (Auslieferung Leistung, Beantwortung Nachfragen, Rechnungsdaten), um den Vertrag zu erfüllen. Zweck ist die Durchführung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Veränderungen bei der Datenverarbeitung

Sofern die Verantwortliche die Art und Weise der Datenverarbeitung verändert, insbesondere neue Empfänger einsetzt, wird sie die Betroffenen per E-Mail über die Veränderung informieren; dies, indem sie die aktualisierten Datenschutzinformationen übermittelt. Zweck ist die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Transparenzpflichten (§ 16 – 18 DSG-EKD). Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD.

Ansprüche, Rechte und Konflikte im Vertragsverhältnis

(1) Sofern die Betroffenen ihre Rechte (einschl. vertragliche Ansprüche, datenschutzrechtliche) geltend machen, verarbeitet die Verantwortliche die Daten, um diese Ansprüche zu prüfen und ggf. zu erfüllen. Zweck ist die Prüfung von bzw. die Reaktion auf die Ansprüche, einschließlich der Erfüllung oder Zurückweisung der Ansprüche. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus der Natur des jeweils geltend gemachten Rechts folgt.

Löschung, soweit keine Aufbewahrungsgründe bestehen

(1) Sobald die Daten den hier jeweils beschriebenen Zweck erfüllt haben, werden sie gelöscht. Die Löschung bezweckt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 5 Absatz 1 Ziffern 1, 5 DSG-EKD.

(2) Abweichend von Absatz 1 unterbleibt die Löschung in folgenden Fällen:

Interne Aufzeichnungen, die keine Buchungsbelege sind (z.B. Jahresabschlüsse), werden 10 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Buchungsbelege werden 8 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten der geschäftlichen Kommunikation (z.B. Kundenbriefe) und sonstige steuerrelevante Unterlagen werden 6 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, werden für 3 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für 3 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, werden bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufbewahrt, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.
Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, werden 3 Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).

Externe Dozent*innen

Nach Abschluss des Honorar- oder Dienstleistungsvertrages verarbeitet die Verantwortliche die zur laufenden Vertragsdurchführung erforderlichen Daten der Betroffenen (hier externe Dozent*innen). Dies umfasst insbesondere die Dokumentation der erbrachten Unterrichtsleistungen, die Abrechnung und Auszahlung des vereinbarten Honorars sowie die Erfüllung der damit verbundenen steuerrechtlichen Pflichten. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Vorname; Einsatzdaten (Veranstaltungsbezeichnung, Datum, geleistete Unterrichtsstunden); Nachweis der erbrachten Leistung als Abrechnungsgrundlage; vereinbartes und ausgezahltes Honorar; Bankverbindung; Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer; ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Honorarabrechnungen und Zahlungsbelege. Zweck ist die Dokumentation der erbrachten Unterrichtsleistungen; Abrechnung und Auszahlung des vereinbarten Honorars; Ausstellung und Archivierung von Honorarabrechnungen; Erfüllung steuerrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD (Erfüllung des geschlossenen Vertrages).

Videokonferenzen (ohne Aufzeichnung)

Sicherheitsüberprüfung von E-Mails ohne KI

Einsatz von LLM (KI-System)

Die Kommunikationsdaten werden auch mithilfe eines KI-Systems in Form eines sog. großen Sprachmodells (Large Language Model, LLM) verarbeitet. Dies verläuft wie folgt:

Eingabe des Prompts: Zunächst geben personalverantwortliche Beschäftigte der Verantwortlichen einen Prompt in das dafür vorgesehene Feld ein.
Tokenisierung: Der Prompt wird dann in eine Form umgewandelt, die das KI-Modell, das dem KI-System zugrunde liegt, verstehen kann. Dies geschieht durch eine sog. Tokenisierung, bei der der Prompt in kleine Einheiten zerlegt wird, sog. Tokens.
Verarbeitung durch das Modell: Die Tokens werden durch das Modell geleitet. Das KI-Modell besteht aus vielen Schichten, die jeweils unterschiedliche Teile des Prompts analysieren. Bei jedem Durchgang durch eine Schicht versteht das Modell den Prompt besser.
Generierung der Antwort: Das KI-Modell nutzt die erlernten Muster und Strukturen, um eine Antwort zu erzeugen. Die Antwort selbst besteht aus Tokens. Das Modell sagt voraus, welche Tokens am wahrscheinlichsten als nächstes kommen, und setzt diesen Prozess fort, bis eine vollständige Antwort entsteht.
Umwandlung in einen lesbaren Text: Die generierten Tokens werden schließlich wieder in lesbaren Text umgewandelt und als Antwort ausgegeben. Diese Antwort basiert auf den Daten, mit denen das Modell trainiert wurde, und den spezifischen Anweisungen des Prompts.

Konkret wird diese Technologie eingesetzt, um

Kommunikation zusammenzufassen.
Kommunikation zu unterstützen.

Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Empfänger von Daten der Lieferant*innen

Behörden der Finanzverwaltung:

Gerichte:

Staatsanwaltschaften/Polizei:

Als Empfängerkategorie werden Staatsanwaltschaften/Polizei benannt, die auf Grundlage von strafprozessualen oder gefahrenabwehrrechtlichen Vorschriften heraus, Zugriff auf bestimmte Daten erhalten.

Aktenvernichtungsunternehmen:

Als Empfängerkategorie werden Aktenvernichtungsunternehmen aus dem Verbund „GdW Aktenvernichtung“ benannt, die gemäß Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt werden.

Microsoft:

Microsoft-365 (Cloud, Software)

Microsoft-Teams (Projektmanagement)

Microsoft-Teams (Videokonferenz)

Microsoft-CoPilot (KI-System)

Microsoft Exchange Online / Microsoft 365 (E-Mail-Provider)

Zoom:

E Datenverarbeitung bei Besucher*innen der Internetseite

Datenverarbeitung

Informatorische Nutzung

Die Betroffenen nutzen die Internetseite zunächst informatorisch, d.h. sie rufen die Internetseite auf, ohne mit ihr aktiv zu interagieren. Hierbei erhebt der Verantwortliche, soweit zur Darstellung der Internetseite technisch erforderlich, die folgenden Daten der Betroffenen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Zweck ist die Darstellung der Internetseite. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei sich das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zweck ergibt.

Veränderungen bei der Datenverarbeitung

Ansprüche, Rechte und Konflikte im Vertragsverhältnis

Aufbewahrung und Löschung

(1) Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden alle vorgenannten Daten, die noch gespeichert werden, aufbewahrt. Insoweit Hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der untenstehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2)

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

Interne Aufzeichnungen, die keine Buchungsbelege sind (z.B. Jahresabschlüsse), sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten der geschäftlichen Kommunikation (z.B. Kundenbriefe) und sonstige steuerrelevante Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).
Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB).
Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.
Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 3 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. § 45 DSG-EKD i.V.m. Artikel 83 DSGVO).

Externes Webhosting

Die Verantwortliche setzt einen externen Webhoster ein, der die Internetseite darstellt und die dafür technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Zweck ist die Darstellung der Internetseite. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 4 DSG-EKD, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt.

Cookie-Consent

Die Verantwortliche lässt den Betroffenen die Wahl, ob sie dem Einsatz von Cookies zustimmen und nutzt hierfür ein Cookie-Consent-Tool. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware, Status zur Einwilligung, Datum der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 6 DSG-EKD i.V.m. § 11 Absatz 1 DSG-EKD.

Formular

Die Verantwortliche stellt auf der Internetseite ein Formulartool zur Verfügung. Darüber findet eine Kommunikation zwischen Betroffenen und der Verantwortlichen statt, wobei die Eingaben der Betroffenen dokumentiert und an die Verantwortlichen übermittelt werden. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: Daten über Inhalt, Art und Weise sowie Umfang der Eingaben in das jeweilige Formular. Zweck ist die Anbahnung und/oder Durchführung von Verträgen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Auf dieser Internetseite haben die Betroffenen die Möglichkeit, sich für die Nutzung eines internen Bereichs zu registrieren, sich anschließend darin einzuloggen und sich schlussendlich wieder abzumelden. Wenn sie sich zum internen Bereich registrieren, erhebt die Verantwortliche dabei die Daten, die die Betroffenen im Rahmen des Registrierungsprozesses angeben. Innerhalb des internen Bereichs registriert die Verantwortliche Handlungen der Betroffenen, soweit dies erforderlich zur Bereitstellung des internen Bereichs mit seinen Funktionen erforderlich ist. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: (1) die von den Betroffenen eingegebenen Registrierungsdaten, (2) die Daten über Logins, (3) über Handlungen, die die Betroffenen innerhalb des Log-In-Bereichs durchführen, (4) über den Status zur Abmeldung. Zweck ist die Anbahnung und/oder Durchführung von Verträgen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 5 DSG-EKD.

Analyse des Nutzungsverhaltens

Zur Analyse des Nutzerverhaltens der Betroffenen auf dieser Internetseite werden sog. Cookies eingesetzt. Das sind Textdateien, die auf dem Rechner der Betroffenen gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Internetseite ermöglichen. Aus den Informationen über das Nutzungsverhalten entstehen Berichte über die Aktivitäten und Interaktionen. Die hiesige Verantwortliche nutzt diese Daten, um das Nutzungserlebnis auf der Internetseite regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken kann sie auch ihr Angebot verbessern, um das Interesse der Betroffenen zielgerichteter auf für sie passende Produkte und Leistungen zu lenken. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Dabei werden die folgenden Daten verarbeitet: cookie-basierte Daten über die Interaktionen (ins. Reihenfolge der Interaktionen, Verweildauer). Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zweck sind die Optimierung dieser Internetseite sowie die verbesserte, werbliche Ansprache der Betroffenen. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.

Soziale Medien

Die Verantwortliche setzt soziale Medien und soziale Netzwerke ein. Sie hat weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge noch sind ihr der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen und der Umstände der Löschung personenbezogener Daten vollends bekannt. Wenn die Betroffenen die Unternehmens- und Produktseiten der Verantwortlichen in den sozialen Medien oder Anzeigen (sog. Ads) aufsuchen, besteht die Möglichkeit, dass die Anbieter der sozialen Medien und Netzwerke die über sie erhobenen Daten als Nutzungsprofile speichern und diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Internetseiten nutzen. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zur Verantwortlichkeit bzgl. dieser Datenverarbeitung gilt folgendes: Soweit die Verantwortliche die Besucherinteraktionen mit ihrer Unternehmensseite analysiert, sind sowohl sie als auch die jeweilige Drittanbieterin des sozialen Netzwerks oder Mediums datenschutzrechtlich gemeinsam verantwortlich; dies gemäß Artikel 26 DSGVO. In allen anderen Fällen wird die jeweilige Drittanbieterin des sozialen Netzwerks oder Mediums gemäß § 30 DSG-EKD i.V.m. Artikel 28 DSGVO beauftragt. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: cookie- bzw. pixelbasierte Daten über die Interaktionen mit der Internetseite sowie den Unternehmens- und/oder Produktseiten der Verantwortlichen, ggf. die E-Mail-Adresse, der Name und die Kommunikationsdaten. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zweck ist Präsentation der Verantwortlichen.. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.

Ads/Remarketing

Die Verantwortliche schaltet in sozialen Medien, wie Suchmaschinen, oder in sozialen Netzwerken Anzeigen, sog. Ads. Diese Anzeigen werden den Betroffenen ausgespielt, nachdem sie die Internetseite der Verantwortlichen besucht haben und bei ihnen ein Cookie gesetzt wurde, der sie wieder identifiziert, sog. Remarketing. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: cookie- bzw. pixelbasierte Daten über die Interaktionen mit der Internetseite sowie den Unternehmens- und/oder Produktseiten der Verantwortlichen. Zweck der Verarbeitung ist die Präsentation der Verantwortlichen sowie die werbliche Ansprache. Rechtsgrundlage ist § 6 Ziffer 2 DSG-EKD.

Empfänger von Daten der Besucher*innen der Internetseite

Behörden der Finanzverwaltung:

Gerichte:

Staatsanwaltschaften/Polizei:

Als Empfängerkategorie werden Staatsanwaltschaften/Polizei benannt, die auf Grundlage von strafprozessualen oder gefahrenabwehrrechtlichen Vorschriften heraus, Zugriff auf bestimmte Daten erhalten.

D-hosting die Rackspace & Connectivity GmbH:

Es wird der externe Webhosting-Dienst der D-hosting die Rackspace & Connectivity GmbH (EU – Deutschland) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO i.V.m. § 30 DSG-EKD beauftragt wurde.

Meta:

Facebook (Unternehmensseite)

Facebook (Recruiting)

Instagram (Unternehmensseite)

Instagram (Recruiting)

Instagram (Medienaufnahmen)

LinkedIn:

LinkedIn (Unternehmensseite)

LinkedIn (Recruiting)

LinkedIn (Medienaufnahmen)

TikTok:

TikTok (Unternehmensseite)

TikTok (Recruiting)

TikTok (Medienaufnahmen)

Google:

Google Analytics: Google Analytics hilft bei der Analyse des Nutzungsverhaltens auf der Internetseite. Die IP-Adresse wird durch die Drittanbieterin innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server der Drittanbieterin in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen des Einsatzes dieses Tools vom Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten durch die Drittanbieterin zusammengeführt. Das Tool wird zudem für eine geräteübergreifende Analyse von Besucher*innenströmen eingesetzt, die über eine User-ID durchgeführt wird.

Google Ads / Google Remarketing: Wenn die Betroffenen mit der Verantwortlichen online in Interaktion treten, etwa diese Internetseite besuchen, können sie per Cookies (sog. Ad Server Cookies) als geeignete Empfänger von Werbeanzeigen, sog. „Ads“ gekennzeichnet werden. Außerdem kann mithilfe dieser Cookies der Erfolg einer Kampagne gemessen und bewertet werden. Wenn die Betroffenen dann das soziale Medium der hiesigen Drittanbieterin, etwa ihre Suchmaschine, aufsuchen, werden sie erkannt und ihnen werden die „Ads“ der hiesigen Verantwortlichen angezeigt („Remarketing“). Dies geschieht, in dem der jeweilige Browser der Betroffenen automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server der hiesigen Drittanbieterin aufbaut. Die Auslieferung der „Ads“ erfolgt dann über sog. Google Ad Server. Die hierfür eingesetzten Ad Server Cookies verlieren in der Regel nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und sollen nicht dazu dienen, die Betroffenen persönlich zu identifizieren. Zu diesem Cookie werden in der Regel als Analyse-Werte die Unique Cookie-ID, Anzahl Ad Impressions pro Platzierung (Frequency), letzte Impression (relevant für Post-View-Conversions) sowie Opt-out-Informationen (Markierung, dass der Nutzer nicht mehr angesprochen werden möchte) gespeichert. Die Betroffenen können das Tracking erschweren und verhindern, etwa (a) durch entsprechende Einstellungen ihrer Browser-Software (insbesondere führt die Unterdrückung von Drittcookies dazu, dass sie keine Anzeigen von Drittanbieterinnen erhalten) oder (b) durch Deaktivierung der Cookies für das Conversion-Tracking, indem sie ihren Browser so einstellen, dass Cookies von der Domain der hiesigen Drittanbieterin“ blockiert werden, wobei diese Einstellung gelöscht werden, wenn die Betroffenen die Cookies löschen. Der Zweck besteht darin, die Verantwortlichen zu präsentieren, das Nutzungsverhaltens in Bezug auf die Interaktion mit dieser Internetseite zu analysieren sowie über das hier vorgestellte soziale Medium (ggf. werblich) mit den Betroffenen zu kommunizieren.

Microsoft:

Microsoft-365 (Cloud, Software)

Microsoft Exchange Online / Microsoft 365 (E-Mail-Provider)

Datenschutzerklärung

A Allgemeiner Teil

Begriffe

Hinweise an die Betroffenen

B Datenverarbeitung bei Beschäftigten

Datenverarbeitung

Empfänger von Beschäftigtendaten

C Datenverarbeitung Schulbetrieb (Pflege, Fortbildungen, Physiotherapie, Ergotherapie)

Allgemeine Datenverarbeitung im Schulbetrieb

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit dem Schulbetrieb „Pflege“

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit Fortbildungen

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Ausbildung „Physiotherapie“

Spezifische Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Ausbildung „Ergotherapie“

Empfänger von Daten aus dem Schulbetrieb

D Datenverarbeitung bei Lieferant*innen

Datenverarbeitung

Empfänger von Daten der Lieferant*innen

E Datenverarbeitung bei Besucher*innen der Internetseite

Datenverarbeitung

Empfänger von Daten der Besucher*innen der Internetseite

Statistik

Externe Medien